Theory
दूसरी sheet से price लाइए
Aryan के पास एक sheet पर एक price list है (item names और prices), और एक sales sheet जो बिके items सूचीबद्ध करती है। उसे हर sale की price price list से अपने-आप खिंचवानी है, item name से match करते हुए, 5000 rows के लिए।
उन्हें type करना असंभव है। हाथ से copy करना गलती-प्रवण है। यह 'दूसरी table में एक value को उसकी key से देखना' business Excel में अकेला सबसे उपयोगी function है: VLOOKUP।
यह सबसे कुख्यात जाल वाला भी है: एक नन्हा चौथा argument जो, गलत छोड़ा, प्रशंसनीय पर गलत data चुपचाप लौटाता है। इसमें महारत और आप elective में महारत।
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एक directory में एक name देखना
एक phone directory name से sorted है; आप name पाते हैं, फिर number तक आर-पार पढ़ते हैं। VLOOKUP ठीक यही करता है: आप इसे एक key देते हैं (item name), यह उस key को एक table के पहले column में पाता है, फिर आपके चाहे column तक आर-पार पढ़ता है (price)। पेच: एक directory lookup सिर्फ तब काम करता है जब आप name ठीक-ठीक match करें, 'Riya Shah' ' Riya Shah' नहीं है। VLOOKUP का exact-match switch वही माँग है।
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VLOOKUP की शारीरिक रचना
सामान्य रूप, फिर एक असली उदाहरण:
=VLOOKUP( lookup_value , table_array , col_index , [exact?] )
=VLOOKUP( A2 , PriceList!$A$2:$B$100 , 2 , FALSE )
उदाहरण पढ़ना: A2 (item name) को locked price-list table $A$2:$B$100 में पाइए, जिसकी key column 1 में बैठती है; दूसरा column लौटाइए (price); और FALSE एक exact match माँगता है। उस आख़िरी argument को कभी मत छोड़िए।
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चार arguments, और घातक आख़िरी वाला
- lookup_value: क्या पाना है (A2 में item name)।
- table_array: खोजने की table; key इसका पहला column होना चाहिए। इसे
$से lock कीजिए ताकि यह खिसके नहीं। - col_index_num: कौन सा column लौटाना है, table के बाईं ओर से गिना (price column 2 है)।
- range_lookup: FALSE = exact match (जो आप चाहते हैं), TRUE = approximate (पहला column ascending sorted चाहिए; grade bands के लिए इस्तेमाल)।
जाल: चौथा argument छोड़िए और यह TRUE पर default होता है, एक approximate match करते हुए जो गलत item की price बिना किसी error के लौटा सकता है।
Quiz
Aryan =VLOOKUP(A2, PriceList, 2) लिखता है और FALSE भूल जाता है। उसकी item list unsorted है। जोखिम क्या है?
- यह एक APPROXIMATE match करता है और चुपचाप गलत price लौटा सकता है
- यह हर row के लिए #N/A दिखाता है
- यह बिलकुल ठीक है, FALSE default है
- यह price के बजाय item name लौटाता है
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यह एक APPROXIMATE match करता है और चुपचाप गलत price लौटा सकता है
चौथा argument छोड़ना इसे TRUE (approximate match) पर default करता है, जो मानता है पहला column ascending sorted है। unsorted data पर यह जिसके पास उतरे वह लौटाता है, एक गलत price, आपको चेताने को कोई error नहीं। यह चुपचाप-गलत-जवाब सबसे ख़तरनाक VLOOKUP bug है। नियम: exact matching के लिए हमेशा VLOOKUP को FALSE से ख़त्म कीजिए।
Think first
VLOOKUP बाईं ओर नहीं देख सकता
Aryan की table में price column A में और item name column B में है। वह एक item name पाकर उसकी price (बाईं ओर) लौटाना चाहता है। VLOOKUP यहाँ क्यों विफल होता है, और क्या इसे हल करता है?
Show the answer
VLOOKUP सिर्फ पहला column खोज सकता है और उसकी दाईं ओर कुछ लौटा सकता है, यह बाईं ओर नहीं देख सकता। name column B में और price column A में होने से, price key के बाईं ओर है, तो VLOOKUP इसे नहीं ला सकता। समाधान: columns फिर से व्यवस्थित कीजिए (key पहले), INDEX/MATCH इस्तेमाल कीजिए, या सबसे अच्छा, XLOOKUP, जो किसी भी दिशा में देखता है, default रूप से ठीक-ठीक match करता है, और कोई column-index गिनती नहीं चाहिए। यह left-lookup सीमा ठीक वजह है कि XLOOKUP बनाया गया।
Watch out
Marks कहाँ कटते हैं
बड़ा वाला: FALSE छोड़ना (exact match), चुपचाप गलत जवाब देते हुए। यह भूलना कि key table का पहला column होना चाहिए, और VLOOKUP बाईं ओर नहीं देख सकता। table_array को $-lock न करना (copy होने पर खिसकता है, Unit 2 bug)। col_index गलत गिनना (table के बाईं ओर से, और एक column डालने पर टूटता है)। और #N/A मतलब नहीं मिला, IFERROR/IFNA से लपेटिए। HLOOKUP horizontal जुड़वाँ है; XLOOKUP आधुनिक fix है। यह topic elective का marks का सबसे समृद्ध स्रोत है।
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सबसे मूल्यवान Excel कौशल जो आप सीखेंगे
VLOOKUP (और XLOOKUP) वह है जो employers का मतलब होता है जब एक job ad कहता है 'Excel आना चाहिए'। यह tables को जोड़ता है, ठीक आपके BCA105 database unit वाला relational-join idea, एक spreadsheet में किया। इसे TRIM (पहले key साफ़ कीजिए) और IFERROR (#N/A संभालिए) के साथ मिलाइए bulletproof lookups के लिए। अगला lesson: date और time functions फिर से देखे, age और tenure के लिए DATEDIF, विश्लेषण power tools से पहले।
Summary
Key takeaways
- VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index, [range_lookup]) एक key match करके दूसरी table से एक value लाता है।
- यह PEHLA column खोजता है और उसकी DAAIN ओर एक column लौटाता है; यह बाईं ओर नहीं देख सकता।
- चौथे argument के रूप में हमेशा FALSE (exact match) इस्तेमाल कीजिए; TRUE (approximate) sorted data चाहिए और गलत नतीजे लौटा सकता है।
- table_array को $ से lock कीजिए; #N/A मतलब नहीं मिला (IFERROR/IFNA से लपेटिए)।
- HLOOKUP horizontal संस्करण है; XLOOKUP लचीला आधुनिक replacement है (किसी भी दिशा, default रूप से exact)।
- याद रखने का hook: directory के पहले column में name पाइए, आर-पार पढ़िए; THEEK-THEEK match कीजिए।