Theory
यह report किसकी है, और कौन सा page?
Aryan Meera की मासिक report print करके सौंपता है। वह page 5 पर पलटती है और पूछती है: 'क्या यह अब भी sales report है? कितने में से page 5? और क्या यह इस महीने की है?'
Pages की कोई पहचान नहीं, कोई company name नहीं, कोई page number नहीं, कोई date नहीं। एक बहु-page printout पर, यह भ्रामक और अव्यावसायिक है।
Headers और footers इसे ठीक करते हैं: दोहराती पट्टियाँ जो हर page पर ऊपर एक name और नीचे page number तथा date छापती हैं। और वे उसमें से कुछ अपने-आप भर सकती हैं। यह छोटा feature वह है जो एक printout को आधिकारिक दिखाता है।
Theory
हर page पर Letterhead
एक company का letterhead उसका name और logo हर काग़ज़ के ऊपर छापता है, और अक्सर पाद पर एक page number। आप इसे प्रति page फिर से type नहीं करते; यह stationery का हिस्सा है। एक header/footer Excel का letterhead है: इसे एक बार define कीजिए, और Excel इसे हर printed page पर अपने-आप छापता है, आपकी report को पहचान-योग्य और navigable रखते हुए चाहे यह कितने भी pages तक जाए।
Follow along
एक व्यावसायिक header और footer जोड़िए
- Insert > Header & Footer (या Page Layout view पर switch कीजिए) Header और footer पट्टियाँ editable बन जाती हैं, हर एक left/center/right sections के साथ।
- Header center में दुकान-श्रृंखला का name type कीजिए इस तरह का तय text हर page पर दोहराता है।
- Footer में, auto-fields डालिए: Page Number of Number of Pages 'Page X of Y' देता है जो pages जुड़ने पर ख़ुद को update करता है।
- Footer में Date field जोड़िए हर printout ख़ुद-dated है। इसे Print Preview में जाँचिए।
At a glance
Auto-fields जो ख़ुद को भरते हैं
| Field | डालता है | दिखाता है |
|---|---|---|
| Page Number | &[Page] | मौजूदा page (5) |
| Number of Pages | &[Pages] | कुल pages (12) |
| Date | &[Date] | आज की date |
| File Name | &[File] | Workbook का name |
Quiz
Aryan date के साथ एक footer जोड़ता है, फिर सामान्य grid देखता है और उसे नहीं देख पाता। क्या यह काम किया?
- हाँ, headers/footers सिर्फ print, Print Preview और Page Layout view में दिखते हैं, सामान्य grid में नहीं
- नहीं, footer save होने में विफल रहा
- नहीं, footers सिर्फ .pdf files में काम करते हैं
- हाँ, पर सिर्फ पहली sheet पर
Show the answer
हाँ, headers/footers सिर्फ print, Print Preview और Page Layout view में दिखते हैं, सामान्य grid में नहीं
Headers और footers print layer में रहते हैं: वे printed page पर, Print Preview में, और Page Layout view में दिखते हैं, पर कभी सामान्य grid में नहीं जहाँ आप data edit करते हैं। Aryan को पुष्टि करने को Print Preview जाँचना चाहिए। उन्हें सामान्य view में उम्मीद करना क्लासिक ग़लतफ़हमी है (BCA105 में भी flag किया गया), वे stationery हैं, cell content नहीं।
Think first
Header row, Print Titles, या header band?
तीन एक-सी सुनाई देती चीज़ें: sheet में एक bold heading ROW, Print Titles, और एक page HEADER। Aryan हर printed page पर SHOP NAME चाहता है। कौन सा, और यह बाक़ी दो से कैसे अलग है?
Show the answer
Page header (Insert > Header & Footer)। बाक़ी दो अलग हैं: एक heading row cells में data है (product, price...) और जहाँ बैठती है वहाँ print होती है; Print Titles हर page पर data rows दोहराता है (जैसे column headings)। header band grid के ऊपर अलग stationery है, एक company name या logo के लिए बिलकुल सही जो data का हिस्सा नहीं है। तीन tools, तीन काम: data row, दोहराई data row, page stationery।
Watch out
Marks कहाँ कटते हैं
Headers/footers को सामान्य grid में उम्मीद करना, वे सिर्फ print / Page Layout / Print Preview में दिखते हैं। auto-field इस्तेमाल करने के बजाय एक page number हाथ से type करना (यह pages बदलने पर update नहीं होगा)। और तीनों को गड्डमड्ड करना: एक data header row, Print Titles (data rows दोहराता है), और page header band (stationery)। auto-fields और print-only प्रकृति नाम देना आसान marks कमाता है।
Theory
छोटी पॉलिश, बड़ा प्रभाव
एक dated, page-numbered, company-named printout देखभाल का संकेत देता है, और Meera इस पर तुरंत ज़्यादा भरोसा करती है। Unit 1 लगभग पूरा; दो topics बचते हैं। अगला lesson एक असली power feature है जो बदलता है कि आप data ranges के साथ कैसे काम करते हैं: Format as Table, जो एक सादे range को structured references वाले एक smart, ख़ुद-फैलते object में बदलता है। फिर unit बंद करने को keyboard shortcuts।
Summary
Key takeaways
- Headers हर PRINTED page के ऊपर और footers नीचे दोहराते हैं।
- हर एक के left/center/right sections हैं; तय text type कीजिए या auto-fields डालिए।
- Auto-fields ख़ुद को भरते हैं: page number, total pages, date, filename, sheet name।
- 'Page X of Y' page-number और total-pages fields साथ इस्तेमाल करता है।
- वे सिर्फ print / Print Preview / Page Layout में दिखते हैं, सामान्य grid में नहीं; एक data header row और Print Titles से अलग।
- याद रखने का hook: एक header/footer हर page पर आपकी report का letterhead है।