Theory
દસ હજાર rows, એક drag
Meera ની શૃંખલા હવે 10,000 sales rows log કરે છે. એ Aryan ને પૂછે છે: 'કુલ sales per category, per shop, per month.' દરેક combination માટે SUMIFS લખવું કલાકો અને ડઝનબંધ formulas લેત.
Aryan એને ત્રીસ સેકંડ માં કરે છે, બિલકુલ કોઈ formulas નહીં, fields ને drag કરીને એક PivotTable માં.
PivotTable data સમેટવા માટે Excel નો એકલો સૌથી શક્તિશાળી feature છે, અને કારણ કે એક job ad પર 'Excel આવડવું જોઈએ' સામાન્ય રીતે 'pivots આવડવા જોઈએ' અર્થ છે. એ છુપી રીતે તમારા database unit ના SQL ના GROUP BY વાળો એ જ idea પણ છે. ચાલો એક બનાવીએ.
Theory
એક વિશાળ ઢગલાને labelled trays માં છાંટવો
10,000 sales પર્ચીઓના એક ઢગલામાં કલ્પના કરો. એક PivotTable એક સહાયક છે જે, આદેશ પર, એમને labelled trays માં છાંટે છે: 'પ્રતિ category એક tray, અને દરેકની અંદર, પ્રતિ દુકાન એક, અને amounts ઉમેરો'. એક અલગ ગોઠવણ માંગો ('મહિના થી એના બદલે') અને સહાયક તરત ફરી છાંટે છે. તમે ક્યારેય એક પર્ચી નથી અડતા; તમે બસ કહો છો તમે એમને કેવી રીતે જૂથ કરવા માંગો, અને totals પ્રગટ થાય છે. ફરી આકાર આપવો એક drag છે, ફરી લખવું નહીં.
At a glance
ચાર PivotTable areas
| Area | રાખે છે | અસર |
|---|---|---|
| Rows | એક category field | ધાર નીચે જૂથ (per category) |
| Columns | એક category field | ઉપર આરપાર જૂથ (per month) |
| Values | એક number field | Aggregate (sum/count/average) |
| Filters | એક field | આખા report માટે page-level filter |
Follow along
એક sales-per-category pivot બનાવો
- Data ક્લિક કરો (આદર્શ રીતે એક Table), Insert > PivotTable Excel એક field list સાથે એક ખાલી pivot બનાવે છે.
- Category ને Rows માં drag કરો દરેક category એક row બની જાય છે.
- Month ને Columns માં drag કરો દરેક મહિનો એક column બની જાય છે.
- Amount ને Values માં drag કરો એ આપોઆપ sum થાય છે, per category per month totals આપતા, કોઈ formulas નહીં.
Quiz
Aryan SOURCE data માં કેટલાક sales આંકડા બદલે છે. એનો PivotTable હજી જૂના totals બતાવે છે. કેમ, અને એ શું કરે છે?
- એક pivot આપોઆપ update નથી થતું; એણે એને Refresh કરવું પડે (right-click > Refresh)
- Pivot તૂટ્યું છે અને ફરી બનાવવું પડે
- PivotTables ક્યારેય source ફેરફાર નથી બતાવતા
- એણે source delete કરીને ફરી બનાવવું પડે
Show the answer
એક pivot આપોઆપ update નથી થતું; એણે એને Refresh કરવું પડે (right-click > Refresh)
એક PivotTable source નો એક snapshot લે છે અને એક formula ની જેમ live પુનર્ગણના નથી કરતું, તો source data બદલ્યા પછી તમારે એને Refresh કરવું પડે (right-click > Refresh, કે Refresh All). pivot ને એક Table (Ctrl+T) પર બનાવવું પણ ખાતરી કરે છે કે refresh પર નવી rows સામેલ થાય. refresh ભૂલવું નંબર-એક pivot ભૂલ છે, report છાનેમાને વાસી numbers બતાવે છે.
Think first
Database idea પાછો આવે છે
BCA105 માં તમે SQL નો GROUP BY શીખ્યા, જે પ્રતિ group એક aggregate પેદા કરે છે. એક PivotTable એ જ idea કેવી રીતે છે, અને એ શું ઉમેરે છે જે એક એકલી SQL query નથી કરતી?
Show the answer
એક PivotTable rows ને એક field થી જૂથ અને દરેક group ને aggregate કરે છે, બરાબર એ જે GROUP BY કરે છે ('SUM(amount) per category'). એ જે ઉમેરે છે એ interactivity છે: તમે જૂથન ને fields drag કરીને ફરી આકાર આપો છો, columns માં એક બીજું dimension ઉમેરો છો, અને slicers થી filter કરો છો, બધું એક query ફરી લખ્યા વગર. એ GROUP BY છે જેની સાથે તમે હાથે રમી શકો. આ જોડાણ ને ઓળખવું એટલે તમે pivots ને વૈચારિક રીતે પહેલેથી સમજો છો; તમે બસ drag-and-drop interface શીખો છો.
Theory
Slicers, timelines અને Flash Fill
Pivot ની આસપાસ power tools છે:
- Slicers: મોટા clickable button filters ('Dairy' ક્લિક કરો આખા pivot ને dairy પર filter કરવા). filter dropdowns થી ક્યાંય મૈત્રીપૂર્ણ, અને interactive dashboards નું હૃદય.
- Timeline: એક date slider દૃશ્ય રીતે month/quarter/year થી filter કરવા.
- Flash Fill (Ctrl+E): એક pivot tool નહીં, પણ જાદુઈ, એક ઉદાહરણ type કરો (જેમ કે એક પૂરા નામ થી first name), અને Excel pattern ઓળખે છે અને આખું column ભરે છે. એ એક એકલા નમૂના થી તમારો ઇરાદો વાંચે છે.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
ચાર areas (Rows, Columns, Values, Filters) ન જાણવા અને એ કે તમે એક pivot ને fields drag કરીને બનાવો/ફરી આકાર આપો છો (કોઈ formulas નહીં). એ ભૂલવું કે એક pivot ને source ફેરફાર પછી Refresh જોઈએ (એ આપોઆપ update નથી થતું). slicers (button filters) ને timelines (date sliders) સાથે ભેળવવું. અને Flash Fill (Ctrl+E) ને pattern-આધારિત auto-fill તરીકે ચૂકવું. pivot elective નો સૌથી સમૃદ્ધ topic છે; areas, refresh, અને interactive tools જાણો.
Theory
Pivots dashboards નું engine છે
એક PivotTable વત્તા એક PivotChart વત્તા slicers મૂળભૂત રીતે એક dashboard છે: એક slicer ક્લિક કરો, અને summary તથા chart એકસાથે update થાય છે. એ બરાબર આગળનો lesson છે, pivots અને charts ને એક one-page interactive report માં બદલવા જેને Meera જાતે explore કરી શકે. તમે હમણાં engine શીખ્યા; આગળ તમે cockpit બનાવો છો. આગળ: KPIs અને sparklines સાથે interactive dashboards બનાવવા.
Summary
Key takeaways
- એક PivotTable એક મોટા table ને fields ને Rows, Columns, Values અને Filters માં drag કરીને સમેટે છે, કોઈ formulas નહીં.
- Report ને drag કરીને ફરી આકાર આપો; એ SQL GROUP BY (BCA105) નું interactive સંસ્કરણ છે.
- એક pivot એક snapshot લે છે: source data બદલ્યા પછી એને Refresh કરો (એક Table પર બનાવો જેથી નવી rows સામેલ થાય).
- Slicers clickable button filters છે; timelines date sliders છે, બંને pivots ને interactive બનાવે છે.
- Flash Fill (Ctrl+E) એક ઉદાહરણ થી pattern ઓળખીને એક column auto-fill કરે છે.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: એક સહાયક પર્ચીઓને labelled trays માં છાંટતો, drag કરીને ફરી છાંટો.