Theory
छोटे खुले पैसे की समस्या
Meera की kirana store हर दिन दर्जनों नन्हे ख़र्च करती है। वह 20 रुपये में envelopes का एक packet ख़रीदती है, एक चाय की delivery के लिए 15 रुपये चुकाती है, और 30 रुपये cleaning supplies पर ख़र्च करती है। अगर वह इन हर एक 20-रुपये के transaction को अपनी मुख्य double-column cash book में record करे, तो वह भरी और विशाल हो जाएगी। वह इन छोटे रोज़ के ख़र्चों को अपने मुख्य cash flow की सुध खोए बिना कैसे अलग कर सकती है?
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रोज़ के allowance का उदाहरण
Petty cash book को एक माता-पिता द्वारा बच्चे को एक तय हफ़्तेवार allowance देने की तरह सोचिए। बच्चा track करता है कि वह वह छोटी रक़म कैसे ख़र्च करता है, और जब वह कम हो जाती है, वह उसे फिर से मूल रक़म तक पहुँचाने के लिए एक refill माँगता है। Meera अपने assistant को cash का एक तय 'float' देती है, और assistant इसका इस्तेमाल छोटी चीज़ों को cover करने के लिए करता है, balance बनाए रखने के लिए वापस रिपोर्ट करते हुए।
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Petty Cash Book और Imprest System
आपके university exams में, Petty Cash Book को postage, stationery, और refreshments जैसे छोटे, बार-बार होने वाले ख़र्च record करने के लिए एक subsidiary पुस्तक के रूप में परिभाषित कीजिए। यह Imprest System पर चलता है, जहाँ एक अवधि की शुरुआत में एक तय रक़म ('float') petty cashier को थमाई जाती है। ख़र्च करने के बाद, petty cashier को ठीक उतनी ही रक़म वापस दी जाती है जितनी ख़र्च हुई, ताकि float अपने मूल balance पर लौट आए।
At a glance
एक analytical petty cash book का structure।
| Receipts | Date | Particulars | Payments (Analytical Columns) |
|---|---|---|---|
| Amount Received | Date | Head of A/c | Postage | Stationery | Cartage | Sundry |
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Worked उदाहरण: float सँभालना
1 April को, Meera अपने assistant को monthly petty cash float के तौर पर 2,000 रुपये देती है। 2 April को, assistant 150 रुपये stationery पर और 50 रुपये postage पर ख़र्च करता है।
Follow along
petty expenses record करना
- Step 1: float पाइए debit side पर 'Amount Received' column में 2,000 record कीजिए।
- Step 2: expenses record कीजिए credit side पर, Stationery column में 150 और Postage column में 50 डालिए।
- Step 3: Reimbursement महीने के आख़िर में, कुल ख़र्च (200) assistant को वापस दिया जाता है, cash balance को वापस 2,000 पर लाते हुए।
Quiz
petty cash के लिए imprest system इस्तेमाल करने का मुख्य फ़ायदा क्या है?
- यह किसी भी दूसरी accounting पुस्तक की ज़रूरत ख़त्म कर देता है
- यह एक तय अधिकतम float बनाए रखता है और petty cashier की जवाबदेही पक्की करता है
- यह store को छोटे ख़र्चों पर taxes चुकाने से बचने देता है
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यह एक तय अधिकतम float बनाए रखता है और petty cashier की जवाबदेही पक्की करता है
imprest system petty cash balance को अनिश्चित काल तक बढ़ने से रोकता है और छोटे ख़र्चों के लिए एक साफ़ audit trail देता है, यह पक्का करते हुए कि petty cashier को एक refill पाने के लिए हर ख़र्च किए रुपये का हिसाब देना होगा।
Think first
Mental Check: petty items पहचानना
Meera 50,000 रुपये का एक नया high-end refrigerator ख़रीदती है। क्या इसे petty cash book में record करना चाहिए? tap करने से पहले petty cash के मक़सद के बारे में सोचिए।
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नहीं! Petty cash सख़्ती से छोटे, बार-बार होने वाले operational ख़र्चों के लिए है। एक refrigerator जैसी एक बड़ी asset ख़रीद मुख्य cash book या journal में record होनी चाहिए, क्योंकि यह एक बड़ा capital expenditure है।
Watch out
Exam का जाल: totals छोड़ना
students अक्सर भूल जाते हैं कि मुख्य cash book को अभी भी petty cashier को transfer किए कुल cash को दर्शाना ही चाहिए। petty cash book विस्तार के लिए internal है, पर मुख्य cash account से petty cash 'float' में funds का शुरुआती transfer हमेशा मुख्य cash book में एक credit के रूप में record होना चाहिए।
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Software logic से जुड़ाव
enterprise resource planning (ERP) software में, यह logic एक sub-ledger के रूप में लागू होता है। आप petty transactions को general ledger accounts के साथ नहीं मिलाते क्योंकि आप reporting के लिए मुख्य ledger साफ़ रखना चाहते हैं। आप इन छोटे transactions को एक periodic 'petty cash expense' journal entry में इकट्ठा करते हैं ताकि साफ़ records बने रहें।
Summary
Key takeaways
- Petty cash book मुख्य cash book को साफ़ रखने के लिए छोटे, बार-बार होने वाले store ख़र्च सँभालती है।
- यह imprest system पर चलती है, जहाँ एक तय float समय-समय पर फिर से भरा जाता है।
- Analytical columns postage, stationery, और refreshments जैसे petty expenses को categorize करने में मदद करते हैं।
- petty cashier को refill रक़म को सही ठहराने के लिए हर payment के vouchers देने होते हैं।
- याद रखने का hook: छोटे के लिए petty, बड़े के लिए main, float रखिए और balance झूमता रहेगा।