Theory
નાના છૂટા પૈસાની સમસ્યા
Meera ની kirana store દરરોજ ડઝન નાનકડા ખર્ચ કરે છે. એ 20 રૂપિયામાં envelopes નું એક packet ખરીદે છે, એક ચાની delivery માટે 15 રૂપિયા ચૂકવે છે, અને 30 રૂપિયા cleaning supplies પર ખર્ચે છે. જો એ આ દરેક એક 20-રૂપિયાના transaction ને પોતાની મુખ્ય double-column cash book માં record કરે, તો એ ભરેલી અને વિશાળ થઈ જશે. એ આ નાના રોજના ખર્ચને પોતાના મુખ્ય cash flow ની સૂધ ખોયા વગર કેવી રીતે અલગ કરી શકે?
Theory
રોજના allowance નું ઉદાહરણ
Petty cash book ને એક માતા-પિતા દ્વારા બાળકને એક નક્કી અઠવાડિક allowance આપવા જેમ વિચારો. બાળક track કરે છે કે એ એ નાની રકમ કેવી રીતે ખર્ચે છે, અને જ્યારે એ ઓછી થાય, એ એને ફરી મૂળ રકમ સુધી પહોંચાડવા એક refill માંગે છે. Meera પોતાના assistant ને cash નું એક નક્કી 'float' આપે છે, અને assistant એનો ઉપયોગ નાની વસ્તુઓને cover કરવા કરે છે, balance જાળવવા પાછો report કરતાં.
Theory
Petty Cash Book અને Imprest System
તમારા university exams માં, Petty Cash Book ને postage, stationery, અને refreshments જેવા નાના, વારંવાર થતા ખર્ચ record કરવા એક subsidiary પુસ્તક તરીકે વ્યાખ્યાયિત કરો. એ Imprest System પર ચાલે છે, જ્યાં એક સમયગાળાની શરૂઆતમાં એક નક્કી રકમ ('float') petty cashier ને આપવામાં આવે છે. ખર્ચ કર્યા પછી, petty cashier ને બરાબર એટલી જ રકમ પાછી અપાય છે જેટલી ખર્ચાઈ, જેથી float એના મૂળ balance પર પાછું આવે.
At a glance
એક analytical petty cash book નું structure.
| Receipts | Date | Particulars | Payments (Analytical Columns) |
|---|---|---|---|
| Amount Received | Date | Head of A/c | Postage | Stationery | Cartage | Sundry |
Theory
Worked ઉદાહરણ: float સંભાળવું
1 April ના, Meera પોતાના assistant ને monthly petty cash float તરીકે 2,000 રૂપિયા આપે છે. 2 April ના, assistant 150 રૂપિયા stationery પર અને 50 રૂપિયા postage પર ખર્ચે છે.
Follow along
petty expenses record કરવા
- Step 1: float મેળવો debit side પર 'Amount Received' column માં 2,000 record કરો.
- Step 2: expenses record કરો credit side પર, Stationery column માં 150 અને Postage column માં 50 નાખો.
- Step 3: Reimbursement મહિનાના અંતે, કુલ ખર્ચ (200) assistant ને પાછો અપાય છે, cash balance ને પાછું 2,000 પર લાવતાં.
Quiz
petty cash માટે imprest system વાપરવાનો મુખ્ય ફાયદો શું છે?
- એ કોઈ પણ બીજી accounting પુસ્તકની જરૂર ખતમ કરી દે છે
- એ એક નક્કી મહત્તમ float જાળવે છે અને petty cashier ની જવાબદારી પાકી કરે છે
- એ store ને નાના ખર્ચ પર taxes ચૂકવવાથી બચવા દે છે
Show the answer
એ એક નક્કી મહત્તમ float જાળવે છે અને petty cashier ની જવાબદારી પાકી કરે છે
imprest system petty cash balance ને અનિશ્ચિત કાળ સુધી વધવાથી રોકે છે અને નાના ખર્ચ માટે એક સાફ audit trail આપે છે, એ ખાતરી કરતાં કે petty cashier ને એક refill મેળવવા દરેક ખર્ચેલા રૂપિયાનો હિસાબ આપવો પડે.
Think first
Mental Check: petty items ઓળખવા
Meera 50,000 રૂપિયાનું એક નવું high-end refrigerator ખરીદે છે. શું એને petty cash book માં record કરવું જોઈએ? tap કરતાં પહેલાં petty cash ના હેતુ વિશે વિચારો.
Show the answer
ના! Petty cash સખ્તાઈથી નાના, વારંવાર થતા operational ખર્ચ માટે છે. એક refrigerator જેવી એક મોટી asset ખરીદી મુખ્ય cash book કે journal માં record થવી જોઈએ, કારણ કે એ એક મોટો capital expenditure છે.
Watch out
Exam નો જાળ: totals છોડવા
students ઘણી વાર ભૂલી જાય છે કે મુખ્ય cash book ને હજી પણ petty cashier ને transfer કરેલા કુલ cash ને દર્શાવવું જ પડે. petty cash book વિગત માટે internal છે, પણ મુખ્ય cash account માંથી petty cash 'float' માં funds નું શરૂઆતનું transfer હંમેશાં મુખ્ય cash book માં એક credit તરીકે record થવું જોઈએ.
Theory
Software logic સાથે જોડાણ
enterprise resource planning (ERP) software માં, આ logic એક sub-ledger તરીકે લાગુ થાય છે. તમે petty transactions ને general ledger accounts સાથે ભેળવતા નથી કારણ કે તમે reporting માટે મુખ્ય ledger સાફ રાખવા માંગો છો. તમે આ નાના transactions ને એક periodic 'petty cash expense' journal entry માં ભેગા કરો છો જેથી સાફ records રહે.
Summary
Key takeaways
- Petty cash book મુખ્ય cash book ને સાફ રાખવા નાના, વારંવાર થતા store ખર્ચ સંભાળે છે.
- એ imprest system પર ચાલે છે, જ્યાં એક નક્કી float સમય-સમયે ફરી ભરાય છે.
- Analytical columns postage, stationery, અને refreshments જેવા petty expenses ને categorize કરવામાં મદદ કરે છે.
- petty cashier ને refill રકમને યોગ્ય ઠેરવવા દરેક payment ના vouchers આપવા પડે છે.
- યાદ રાખવાનો hook: નાના માટે petty, મોટા માટે main, float રાખો અને balance ઝૂમતું રહેશે.