Theory
master diary થી આગળ
જો Meera દરેક એક transaction (cash, credit, returns, bank) ને એક વિશાળ journal માં record કરે, તો એ કલાકો pages ફેંદશે એ પતો લગાવવા કે Ramesh પાછલા મહિને credit પર ખરીદેલા સામાન માટે એને હજી પણ કેટલા owe કરે છે. એને બદલે, એણે વિશેષ 'Subsidiary Books' વાપરવી જોઈએ. આ વિભાગીય diaries છે જે માત્ર ખાસ પ્રકારની business ઘટનાઓ log કરે છે, એના accounting system ને ઝડપી અને audit કરવામાં સહેલું બનાવતાં.
Theory
filing cabinet નું ઉદાહરણ
General Journal ને એક એકલા desk ના ઢગલા જેમ વિચારો જ્યાં દરેક document આવે છે. Subsidiary books labeled filing cabinet ના ખાનાં જેવી છે. એક ખાનું સખ્તાઈથી અંદર આવતા goods invoices માટે છે (Purchase Book), એક બહાર જતા sales invoices માટે (Sales Book), અને એ જ રીતે. જ્યારે તમારે એક return કે એક sale શોધવી હોય, તમે સીધા સાચા ખાના પર જાઓ છો.
Theory
ચાર subsidiary સ્તંભ
તમારા university exams માં, સમજો કે આ books માત્ર goods સાથે જોડાયેલા credit transactions માટે વપરાય છે. cash purchases કે non-goods ની વેચાણ (જેમ જૂનું furniture વેચવું) અહીં ક્યારેય record થતા નથી; એ સીધા Cash Book કે Journal માં જાય છે. દરેક book નો એક ખાસ હેતુ અને format છે જે credit trail track કરવા બનેલો છે.
At a glance
ચાર credit-transaction subsidiary books ની મુખ્ય ઉપયોગિતા.
| Subsidiary Book | હેતુ | માત્ર આ record કરે છે |
|---|---|---|
| Purchase Book | goods ની credit purchases log કરવી | Suppliers નું નામ અને goods ની વિગત |
| Sales Book | goods ની credit sales log કરવી | Customers નું નામ અને goods ની વિગત |
| Purchase Return Book | suppliers ને પાછા આપેલા goods log કરવા | Debit note ની વિગત |
| Sales Return Book | customers દ્વારા પાછા આપેલા goods log કરવા | Credit note ની વિગત |
Theory
Worked ઉદાહરણ: એક credit return ને journalize કરવું
ધારો કે Ramesh, જેણે 5,000 રૂપિયાનો સામાન credit પર ખરીદ્યો, 500 રૂપિયાનો સામાન પાછો આપે છે કારણ કે એ ખરાબ હતો. Meera ને એને પોતાની Sales Return Book માં record કરવું પડશે.
Follow along
એક sales return દાખલ કરવો
- Step 1: સ્રોત ચકાસો કારણ કે આ પહેલા credit પર વેચેલા goods ની return છે, એ Sales Return Book (જેને Returns Inward Book પણ કહે છે) માં આવે છે.
- Step 2: note તૈયાર કરો Meera Ramesh ને એક 'Credit Note' જારી કરે છે, return ને સ્વીકારતાં અને પુષ્ટિ કરતાં કે એનું દેવું હવે ઘટી ગયું છે.
- Step 3: entry record કરો Sales Return Book માં, તારીખ, Ramesh નું નામ, credit note number, અને રકમ (500) નાખો.
Quiz
Meera પોતાની દુકાન માટે credit પર 2,000 રૂપિયાનું એક નવું office desk ખરીદે છે. આ transaction ક્યાં record થવું જોઈએ?
- Purchase Book
- General Journal
- Cash Book
Show the answer
General Journal
Purchase Book જેવી subsidiary books સખ્તાઈથી ફરી વેચવા બનેલા goods માટે અનામત છે. એક desk એક asset છે, 'goods' નહીં, તો એને એને બદલે General Journal માં record કરવું પડે.
Think first
Mental Check: books માં ફેર કરવો
જો Meera ચાના એક bulk order માટે cash ચૂકવે, તો શું એ Purchase Book માં જાય છે? tap કરતાં પહેલાં credit વિરુદ્ધ cash ની કસોટી વિચારો.
Show the answer
ના. Purchase Book માત્ર credit purchases માટે છે. goods ની એક cash purchase સીધી Cash Book માં record થવી જોઈએ, Purchase Book ને સંપૂર્ણપણે છોડતાં.
Watch out
Exam નો જાળ: 'Goods' વિરુદ્ધ 'Assets' નો ફેર
આ સૌથી સામાન્ય exam જાળ છે! examiners તમને એક asset (જેમ એક laptop કે table) ની એક credit purchase આપશે અને પૂછશે કે શું એ Purchase Book માં જાય છે. જો એ 'goods' (ફરી વેચવા ખરીદેલા items) નથી, તો એ subsidiary books ને ક્યારેય અડતું નથી. હંમેશાં ફરી ચકાસો કે item ફરી વેચવા માટે છે કે વાપરવા માટે.
Theory
Enterprise database logic સાથે જોડાણ
તમારા આગળના software projects માં, આ subsidiary books ખાસ database tables સાથે map થાય છે (જેમ sales_register, purchase_register). જ્યારે એક e-commerce platform એક order process કરે છે, ત્યારે system credit transaction ને સાચા register table માં insert કરે છે, નહીં કે એને બસ એક generic transaction log માં ઉમેરે, જે સહેલી reporting અને tax reconciliation ને શક્ય બનાવે છે.
Summary
Key takeaways
- Subsidiary books માત્ર goods સાથે જોડાયેલા credit transactions માટે સમર્પિત journals છે.
- cash transactions અને asset purchases (non-goods) આ books થી બહાર રખાય છે.
- Purchase/Sales books અંદર આવતા/બહાર જતા goods track કરે છે, જ્યારે return books reversals track કરે છે.
- sales returns માટે એક credit note જારી થાય છે, અને purchase returns માટે એક debit note.
- યાદ રાખવાનો hook: જો એ credit છે, એ goods છે, અને એ ફરી વેચવા માટે છે, તો એને subsidiary file માં નાખો.