Theory
बारह sheets, एक yearly total
Meera हर महीने की एक sheet रखती है: Jan, Feb, Mar, हर एक में उसके items और उनकी sales। साल के अंत में वह एक summary चाहती है: सभी बारह sheets में हर item की कुल yearly sales।
वह बारह sheets के cells हाथ से जोड़ने वाला एक विशाल formula type कर सकती थी, गलती-प्रवण और दर्दनाक। या वह ठीक इसी के लिए बना एकमात्र tool इस्तेमाल कर सकती है: Consolidate, जो कई sheets को एक ही summary में जोड़ता है और उसके लिए arithmetic करता है।
यह Unit 2 का आख़िरी टुकड़ा है, और एक सच्चा समय-बचाने वाला।
Theory
बारह attendance registers जोड़ना
बारह मासिक attendance registers, हर महीने का एक, और आप हर student का yearly total चाहते हैं। आप बारहों को पलटते, हर एक में 'Riya' ढूँढते, और उसके दिन जोड़ते। Consolidate एक assistant है जो ठीक यही करता है: यह हर मेल खाता label हर sheet में ढूँढता है और आपके चुने function (उन्हें जोड़ो, average करो, max ढूँढो) को एक साफ़ summary register में लगाता है।
Theory
Consolidate कैसे काम करता है
Data tab > Consolidate। आप इसे देते हैं:
- एक function (Sum, Count, Max, Min, Average),
- जोड़ने के लिए ranges (Jan sheet, Feb sheet, Mar sheet...),
- कैसे मिलाना है: by position (हर sheet का layout बिलकुल एक जैसा है, तो cell-दर-cell) या by category (row/column के labels पर मिलाओ, भले ही हर sheet में items अलग क्रम में हों)।
Create links to source data tick कीजिए और summary live रहती है, एक मासिक sheet edit करने पर yearly total अपने-आप update होता है।
Quiz
Meera की तीन मासिक sheets items को अलग-अलग क्रम में list करती हैं (Jan Sugar से शुरू, Feb Rice से)। उसे कौन सी consolidation method इस्तेमाल करनी चाहिए?
- By category, यह क्रम की परवाह किए बिना item labels पर मिलाता है
- By position, यह cell-दर-cell मिलाता है
- कोई नहीं, consolidation को एक जैसी sheets चाहिए
- उसे पहले सारी sheets हाथ से फिर से क्रम में लगानी होंगी
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By category, यह क्रम की परवाह किए बिना item labels पर मिलाता है
By category row/column के labels (item के नाम) पर मिलाता है, तो यह 'Sugar' को 'Sugar' के साथ सही जोड़ता है भले ही sheets अलग क्रम में हों। By position सिर्फ तब काम करता है जब हर sheet का एक जैसा layout हो (cell-दर-cell)। चूँकि Meera के क्रम अलग हैं, category matching सुरक्षित विकल्प है, एक मानक exam भेद।
Think first
Sum या Average?
Meera अपने तीन महीने consolidate करती है। अगर वह SUM function चुने तो उसे हर item का एक number मिलता है; अगर AVERAGE चुने तो दूसरा। 'हर item की कुल yearly sales' के लिए, कौन सा function, और AVERAGE ने इसके बजाय उसे क्या बताया होता?
Show the answer
SUM, यह हर item की sales को तीनों महीनों में जोड़कर एक yearly total बनाता है। AVERAGE इसके बजाय हर item की आम मासिक sales देता (तीन महीनों का mean), एक अलग और उपयोगी आँकड़ा भी। Tool वही है; आप जो function चुनते हैं वह summary का मतलब तय करता है। वह function चुनिए जो आपके असली सवाल का जवाब दे।
Watch out
Marks कहाँ कटते हैं
by position (एक जैसे layouts, cell-दर-cell) को by category (labels मिलाता है, अलग क्रम संभालता है) से गड्डमड्ड करना, मुख्य भेद। यह भूलना कि चुना function नतीजा तय करता है (Sum बनाम Average अलग मतलब देते हैं)। और Create links option छोड़ना जो summary को live रखता है। साथ ही: Consolidate ranges के आर-पार एक summarising tool है, एक sheet के अंदर के अकेले SUM जैसा नहीं, exams इन्हें contrast कर सकते हैं।
Theory
Unit 2 पूरा, और databases तक एक पुल
Consolidation, data को एक label से group करके हर group का सार बताना, ठीक वही है जो एक database में SQL का GROUP BY करता है, और जो एक PivotTable interactively करती है। आप अब इस idea से एक spreadsheet में इसका नाम मिलने से पहले मिल चुके हैं। Unit 2 पूरा हुआ: Meera compute, chart, clean और summarise कर सकती है। Unit 3 वह बड़ा सवाल पूछता है जिसकी ओर यह पूरा subject बढ़ रहा था: उसे Excel इस्तेमाल करना कब बंद करके एक database इस्तेमाल करना चाहिए?
Summary
Key takeaways
- Consolidate (Data tab) कई sheets/ranges को एक चुने function से एक summary में जोड़ता है।
- Function विकल्प: Sum, Count, Max, Min, Average, और function summary का मतलब तय करता है।
- By POSITION (एक जैसे layouts, cell-दर-cell) या by CATEGORY (labels मिलाकर, किसी भी क्रम में) मिलाइए।
- Create links to source data summary को source बदलने पर live रखता है।
- यह SQL GROUP BY और PivotTables का spreadsheet पुरखा है।
- याद रखने का hook: एक assistant जो हर label मिलाकर बारह registers जोड़ता है।