Theory
બાર sheets, એક yearly total
Meera દર મહિનાની એક sheet રાખે છે: Jan, Feb, Mar, દરેકમાં એના items અને એમની sales. વર્ષના અંતે એ એક summary ઇચ્છે છે: બધી બાર sheets માં દરેક item ની કુલ yearly sales.
એ બાર sheets ના cells હાથે ઉમેરતું એક વિશાળ formula type કરી શકત, ભૂલ-પ્રવણ અને પીડાદાયક. કે એ બરાબર આના માટે બનેલું એકમાત્ર tool વાપરી શકે: Consolidate, જે ઘણી sheets ને એક જ summary માં જોડે છે અને એના માટે arithmetic કરે છે.
આ Unit 2 નો છેલ્લો ટુકડો છે, અને એક સાચો સમય-બચાવનારો.
Theory
બાર attendance registers જોડવા
બાર માસિક attendance registers, દર મહિનાનું એક, અને તમે દરેક student નું yearly total ઇચ્છો છો. તમે બારેયને ફેરવો, દરેકમાં 'Riya' શોધો, અને એના દિવસ ઉમેરો. Consolidate એ એક assistant છે જે બરાબર આ કરે છે: એ દરેક મેળ ખાતું label દરેક sheet માં શોધે છે અને તમારા પસંદ કરેલા function (એમને ઉમેરો, average કરો, max શોધો) ને એક સાફ summary register માં લગાવે છે.
Theory
Consolidate કેવી રીતે કામ કરે છે
Data tab > Consolidate. તમે એને આપો છો:
- એક function (Sum, Count, Max, Min, Average),
- જોડવા માટે ranges (Jan sheet, Feb sheet, Mar sheet...),
- કેવી રીતે મેળવવું: by position (દરેક sheet નું layout બિલકુલ એકસરખું છે, તો cell-દર-cell) કે by category (row/column ના labels પર મેળવો, ભલે દરેક sheet માં items અલગ ક્રમમાં હોય).
Create links to source data tick કરો અને summary live રહે છે, એક માસિક sheet edit કરવાથી yearly total આપોઆપ update થાય છે.
Quiz
Meera ની ત્રણ માસિક sheets items ને અલગ-અલગ ક્રમમાં list કરે છે (Jan Sugar થી શરૂ, Feb Rice થી). એણે કઈ consolidation method વાપરવી જોઈએ?
- By category, એ ક્રમની પરવા કર્યા વગર item labels પર મેળવે છે
- By position, એ cell-દર-cell મેળવે છે
- કોઈ નહીં, consolidation ને એકસરખી sheets જોઈએ
- એણે પહેલા બધી sheets હાથે ફરી ક્રમમાં ગોઠવવી પડશે
Show the answer
By category, એ ક્રમની પરવા કર્યા વગર item labels પર મેળવે છે
By category row/column ના labels (item ના નામ) પર મેળવે છે, તો એ 'Sugar' ને 'Sugar' સાથે સાચી રીતે જોડે છે ભલે sheets અલગ ક્રમમાં હોય. By position ફક્ત ત્યારે કામ કરે છે જ્યારે દરેક sheet નું એકસરખું layout હોય (cell-દર-cell). Meera ના ક્રમ અલગ હોવાથી, category matching સલામત વિકલ્પ છે, એક પ્રમાણભૂત exam ભેદ.
Think first
Sum કે Average?
Meera પોતાના ત્રણ મહિના consolidate કરે છે. જો એ SUM function પસંદ કરે તો એને દરેક item નો એક number મળે છે; જો AVERAGE પસંદ કરે તો બીજો. 'દરેક item ની કુલ yearly sales' માટે, કયું function, અને AVERAGE એ એને બદલે એને શું કહ્યું હોત?
Show the answer
SUM, એ દરેક item ની sales ને ત્રણેય મહિનામાં ઉમેરીને એક yearly total બનાવે છે. AVERAGE એને બદલે દરેક item ની સામાન્ય માસિક sales આપત (ત્રણ મહિનાનું mean), એક અલગ અને ઉપયોગી આંકડો પણ. Tool એ જ છે; તમે જે function પસંદ કરો છો એ summary નો અર્થ નક્કી કરે છે. એ function પસંદ કરો જે તમારા સાચા સવાલનો જવાબ આપે.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
by position (એકસરખા layouts, cell-દર-cell) ને by category (labels મેળવે છે, અલગ ક્રમ સંભાળે છે) સાથે ભેળવવું, મુખ્ય ભેદ. એ ભૂલવું કે પસંદ કરેલું function પરિણામ નક્કી કરે છે (Sum સામે Average અલગ અર્થ આપે છે). અને Create links option છોડવો જે summary ને live રાખે છે. સાથે: Consolidate એ ranges ના આરપાર એક summarising tool છે, એક sheet ની અંદરના એકલા SUM જેવું નહીં, exams એમને contrast કરી શકે છે.
Theory
Unit 2 પૂરો, અને databases સુધી એક પુલ
Consolidation, data ને એક label થી group કરીને દરેક group નો સાર બતાવવો, બરાબર એ જ છે જે એક database માં SQL નું GROUP BY કરે છે, અને જે એક PivotTable interactively કરે છે. તમે હવે આ idea થી એક spreadsheet માં એનું નામ મળે એ પહેલા મળી ચૂક્યા છો. Unit 2 પૂરો થયો: Meera compute, chart, clean અને summarise કરી શકે છે. Unit 3 એ મોટો સવાલ પૂછે છે જેની તરફ આ આખો subject વધી રહ્યો હતો: એણે Excel વાપરવાનું ક્યારે બંધ કરીને એક database વાપરવો જોઈએ?
Summary
Key takeaways
- Consolidate (Data tab) ઘણી sheets/ranges ને એક પસંદ કરેલા function થી એક summary માં જોડે છે.
- Function વિકલ્પ: Sum, Count, Max, Min, Average, અને function summary નો અર્થ નક્કી કરે છે.
- By POSITION (એકસરખા layouts, cell-દર-cell) કે by CATEGORY (labels મેળવીને, કોઈ પણ ક્રમમાં) મેળવો.
- Create links to source data summary ને source બદલાય ત્યારે live રાખે છે.
- એ SQL GROUP BY અને PivotTables નો spreadsheet પૂર્વજ છે.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: એક assistant જે દરેક label મેળવીને બાર registers જોડે છે.