Theory
એ sort જેણે બધું ગડબડ કરી નાખ્યું
Meera પોતાની stock list ને સૌથી ઓછી quantity થી સૌથી વધુ સુધી ક્રમમાં ઇચ્છે છે, જેથી અછત ઉપર ઊછળે. એ quantity column પર click કરે છે, Sort દબાવે છે, અને આફત: quantities ફરી ક્રમમાં આવે છે પણ item ના નામ નહીં. હવે 'Sugar' એક quantity બતાવે છે જે 'Rice' ની છે. એની આખી sheet બકવાસ છે.
એણે સૌથી સામાન્ય Excel ભૂલ કરી, અને એ સંપૂર્ણપણે ટાળી શકાય એવી છે. Sorting અને filtering એ છે જેનાથી તમે એક મોટી table માં જે મહત્વનું છે એ શોધો છો, જો તમે એમને સાચી રીતે કરો. સાચી રીત એ જ આ lesson છે.
Theory
એક class ને સાથે ફરી બેસાડવો
એક table ને sort કરવું એ class ને exam rank થી ફરી બેસાડવા જેવું છે. સાચી રીતે કરાય તો દરેક student એક નવી bench પર જાય છે પોતાનું bag, ચોપડીઓ અને પાણીની બોટલ લઈને, બધું સાથે ચાલે છે. Meera ની ભૂલ હતી ફક્ત rank cards ખસેડવા જ્યારે students પોતાની જગ્યાએ રહ્યા, તો હવે ખોટું card ખોટા desk પર બેઠું છે. જ્યારે તમે sort કરો, તો આખી row એક એકમ તરીકે ખસવી જોઈએ, નહીંતર data જૂઠું બોલે છે.
Theory
Sorting, સાચી રીતે
Sort rows ને એક પસંદ કરેલા column થી ફરી ક્રમ આપે છે, ascending (A થી Z, નાનાથી મોટા) કે descending.
સુવર્ણ નિયમ: આખી table select કરો (કે એની અંદર બસ એક cell પર click કરો અને Data > Sort વાપરો, જે આખા block ને આપોઆપ ઓળખી લે છે). પછી Excel આખી rows ને સાથે ખસેડે છે, દરેક item ને એની પોતાની price અને quantity સાથે રાખતાં.
Multi-level sort: પહેલા category થી sort કરો, પછી દરેક category ની અંદર sales થી, જેથી ties સમજદારીથી તૂટે. Data tab > Sort તમને levels ઉમેરવા દે છે.
Theory
Filtering: છુપાવો, delete ન કરો
Filter (Data > Filter) દરેક heading માં એક નાનો dropdown arrow ઉમેરે છે. એના પર click કરો અને tick કરો કઈ values બતાવવી છે; બાકી બધું હંગામી રીતે છુપાવી દેવાય છે.
- value થી filter: ફક્ત 'Tea' rows બતાવો.
- condition થી filter: ફક્ત quantity 10 થી નીચે બતાવો.
છુપાયેલી rows delete થતી નથી, એ બસ નજરની બહાર છે. Filter clear કરો અને એ બધી પાછી આવે છે. Filtering એ પોતાની table ને એક સવાલ પૂછવો અને ફક્ત જવાબ જોવો છે.
Quiz
Meera ફક્ત quantity column select કરે છે અને એને ascending sort કરે છે. એની table નું શું થાય છે?
- quantities ફરી ક્રમમાં આવે છે પણ names/prices પોતાની જગ્યાએ રહે છે, ગડબડ કરતાં કે કઈ value કયા item ની છે
- આખી table સાચી sort થાય છે
- Excel દર વખતે ના પાડીને એક error બતાવે છે
- ફક્ત column નું heading બદલાય છે
Show the answer
quantities ફરી ક્રમમાં આવે છે પણ names/prices પોતાની જગ્યાએ રહે છે, ગડબડ કરતાં કે કઈ value કયા item ની છે
એક એકલા column ને અલગથી sort કરવું ફક્ત એ values ને ખસેડે છે જ્યારે બાકીના columns જમેલા રહે છે, તો rows તૂટી જાય છે અને data ખોટો થઈ જાય છે. હંમેશા આખી table sort કરો (કે એક cell પર click કરીને Excel ને block select કરવા દો). Excel કદાચ તમને warn કરે, પણ જો તમે 'continue with current selection' કરો તો એ છાનેમાને ગડબડ કરી નાખે છે. આ exams અને offices માં નંબર-એક sorting trap છે.
Think first
Filtered, ગાયબ નહીં
Meera પોતાની 500-row sheet ને ફક્ત 10 units થી નીચેના items બતાવવા filter કરે છે, અને ફક્ત 12 rows જુએ છે. એ ગભરાય છે કે બાકીની 488 rows delete થઈ ગઈ. શું થઈ? એમને પાછી લાવવા એણે શું કરવું જોઈએ?
Show the answer
Delete નહીં, બસ છુપાયેલી. Filtering ફક્ત છુપાવે છે non-matching rows ને; 488 સલામત છે અને એમનો data અકબંધ. એમને પાછી લાવવા, એ filter clear કરે છે (Data > Clear, કે condition untick કરો). Filtering એ એક હંગામી view છે, delete નહીં, એ જ 'છુપાવો સામે delete' idea જે પાછલા unit માં columns છુપાવવાનું હતું. કંઈ ખોવાતું નથી.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
મોટી વાળી: એક એકલો column sort કરવો rows ગડબડ કરે છે, હંમેશા આખી table sort કરો. એમ વિચારવું કે એક filter છુપાયેલી rows delete કરે છે, એ એમને ફક્ત છુપાવે છે (restore કરવા clear કરો). એ ભૂલવું કે tie તોડવા multi-level sort મોજૂદ છે. અને ascending (નાનાથી-મોટા, A-Z) સામે descending ધ્યાનમાં લો, exams ક્યારેક પૂછે છે કયો ક્રમ સૌથી મોટી value ઉપર રાખે છે (જવાબ: descending).
Theory
તમે SQL નું preview જુઓ છો
આ વિચાર પકડો: sorting બરાબર SQL નું ORDER BY છે અને filtering બરાબર SQL નું WHERE છે, એ બે commands જે તમે Unit 4 માં અને દરેક database job માં સતત લખશો. Excel તમને એ click કરવા દે છે જે તમે પછી type કરશો. જ્યારે તમે SQL સુધી પહોંચશો, filtering અને sorting એક નવી ભાષામાં જૂના દોસ્ત જેવા લાગશે. આગળ: ગંદા columns ને વહેંચવા અને duplicate rows કાઢવી.
Summary
Key takeaways
- Sort rows ને એક column થી ફરી ક્રમ આપે છે; હંમેશા આખી table સામેલ કરો જેથી rows સાથે રહે.
- એક એકલો column sort કરવો data ગડબડ કરે છે, નંબર-એક trap.
- Multi-level sort (category થી, પછી sales થી) ties ને સમજદારીથી તોડે છે.
- Filter heading માં dropdowns ઉમેરે છે જેથી ફક્ત મેળ ખાતી rows દેખાય; ન-મેળ છુપાયેલી હોય છે, delete નહીં.
- દરેક row પાછી લાવવા filter clear કરો.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: sorting = class ને એમના bags સાથે ફરી બેસાડવો; filtering = ORDER BY / WHERE નું preview.