Theory
Raw data અહીં, summary ત્યાં
Priya ના survey માં 200 ગંદી response rows છે. એ એ ગડબડ teacher માટે એના સાફ summary ના એ જ tab પર નથી ઇચ્છતી.
જવાબ, Excel થી પરિચિત: એક Sheets file માં ઘણી tabs. raw responses એક 'Data' tab પર રાખો, એક સુઘડ 'Summary' tab બનાવો, અને Summary પર formulas ને Data થી ખેંચવા દો.
મુખ્ય નવું કૌશલ્ય cross-sheet reference છે: કેવી રીતે એક tab પર એક formula બીજા પર એક cell સુધી પહોંચે છે. એ syntax નો એક નાનો ટુકડો છે જે એક આખા workbook ને purposeful sheets માં વ્યવસ્થિત કરવું ખોલે છે. ચાલો જોઈએ.
Theory
એક ઘરમાં ઓરડા
એક Sheets file એક ઘર છે; દરેક tab પોતાના હેતુ વાળો એક ઓરડો છે, એક raw storage માટે, એક હિસાબ કાઢવા માટે, એક રજૂ કરી શકાય એવા summary માટે. અને જેમ તમે store-room થી living room સુધી કંઈક લઈ જઈ શકો, Summary ઓરડામાં એક formula Data ઓરડા થી એક value લાવી શકે. અલગ ઓરડા વસ્તુઓ સુઘડ રાખે છે; cross-references એમને છતાં સાથે કામ કરવા દે છે. અલગાવ વગર organisation.
Theory
Tabs અને cross-sheet references
- એક tab ઉમેરો: નીચે-ડાબી બાજુ +. Rename (double-click), colour, drag થી reorder, delete. tabs ને સાફ નામ આપો: 'Data', 'Summary'.
- એક formula માં બીજા tab ને reference કરો SheetName!Cell થી:
=Data!B2 Data tab થી cell B2 ખેંચે છે.
=SUM(Data!B2:B100) Data tab પર એક range જોડે છે.
જો tab નામ માં spaces હોય, એને single quotes માં લપેટો: ='Raw Data'!B2.
બાકી બધું, =, SUM, IF, VLOOKUP, બરાબર Excel (BCA105) જેમ કામ કરે છે. તો Priya નો Summary tab totals અને averages ગણી શકે છે જે Data tab થી live-read કરે છે. data edit કરો, summary update થાય છે.
Quiz
એના 'Summary' tab પર, Priya cells B2 થી B100 ને total કરવા માંગે છે જે 'Data' tab પર રહે છે. એ કયો formula લખે છે?
- =SUM(Data!B2:B100), Sheet!Cell reference બીજા tab સુધી પહોંચે છે
- =SUM(B2:B100), જે Summary tab વાંચે છે
- =SUM(Data:B2:B100)
- તમે બીજા tab ને reference ન કરી શકો
Show the answer
=SUM(Data!B2:B100), Sheet!Cell reference બીજા tab સુધી પહોંચે છે
એક cross-sheet reference SheetName!Cell વાપરે છે, તો =SUM(Data!B2:B100) Summary tab થી Data tab પર એ range ને total કરે છે. સાદો =SUM(B2:B100) મોજૂદા (Summary) tab વાંચત, ખોટો data. ! sheet નામ ને cell reference થી અલગ કરે છે. Cross-tab references data ને tabs ના પાર વ્યવસ્થિત કરતા છતાં એના પર ગણતરી કરવાનું મુખ્ય તંત્ર છે.
Think first
આખરે tabs માં કેમ વહેંચવું?
Priya બધું, raw responses અને summary, એક tab પર રાખી શકત. એક 'Data' tab અને એક 'Summary' tab માં વહેંચવું સારો અભ્યાસ કેમ છે?
Show the answer
Concerns નો અલગાવ: Data tab ગંદી raw responses રાખે છે (જેને એણે ન છેડવી જોઈએ), જ્યારે Summary tab teacher ને સાફ પરિણામ રજૂ કરે છે, કોઈ ગડબડ નહીં, summary format કરતા raw data ને ભૂલથી edit કરવાનું કોઈ જોખમ નહીં. Cross-sheet formulas એમને જોડાયેલા રાખે છે, તો summary ચોક્કસ રહે છે. એ BCA105 વાળો એ જ 'raw data ને report થી અલગ રાખો' શિસ્ત છે, અને એ એક workbook ને જાળવવો અને share કરવો ક્યાંય સહેલો બનાવે છે.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
cross-tab references માટે SheetName!Cell syntax ન જાણવો (અને એ કે spaces વાળા નામો single quotes માંગે છે: 'Raw Data'!B2). એ ભૂલવું કે sheet નામ વગરનો એક formula મોજૂદા tab વાંચે છે. અને એ ચૂકવું કે એક Sheets file ઘણી tabs રાખે છે (add/rename/reorder), બરાબર જેમ એક Excel workbook worksheets રાખે છે (BCA105). Cross-sheet reference exam-લાયક નવું કૌશલ્ય છે.
Theory
એક pro ની જેમ વ્યવસ્થિત કરો
એક workbook ને raw-data, calculation અને summary tabs માં વહેંચવો, cross-sheet formulas થી બંધાયેલો, બરાબર એ છે જે professionals spreadsheets ને structure કરે છે. એ એક college survey થી એક company ના financial model સુધી scale કરે છે. આગળ, team survey numbers ને ચિત્રોમાં બદલે છે: Google Sheets માં charts, જે, જેમ તમે જોયું, Docs report માં live સુધી embed થઈ શકે છે. આગળ: Sheets માં charts.
Summary
Key takeaways
- એક Google Sheets file ઘણી tabs રાખે છે (+ થી ઉમેરો, rename, colour, reorder, delete).
- એક formula માં બીજા tab ને SheetName!Cell થી reference કરો (જેમ =Data!B2, =SUM(Data!B2:B100)).
- Spaces વાળા sheet નામોને single quotes માં લપેટો: ='Raw Data'!B2.
- Sheet નામ વગરનો એક formula મોજૂદા tab વાંચે છે.
- એક workbook ને cross-sheet formulas થી જોડાયેલા purposeful tabs (raw data, summary) માં વહેંચો.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: એક ઘરમાં ઓરડા, store-room થી summary સુધી values લઈ જાઓ.