Theory
credit sale ની કોયડો
ધારો કે Meera આજે સવારે એક regular ગ્રાહકને 5,000 રૂપિયાનો સામાન ઉધાર પર વેચે છે. ગ્રાહક સામાન લઈ જાય છે પણ આવતા મહિને ચૂકવવાનું વચન આપે છે. શું Meera એ આજે એક sale કરી, કે એ આવતા મહિને sale કરે છે જ્યારે cash એના હાથમાં આવે છે? જો એ અત્યારે પોતાનું cash box જુએ, તો લાગે છે કંઈ થયું જ નહીં. આ કોયડો આપણને bookkeeping ના એક પાયાના દોરાહા પર લઈ આવે છે: બરાબર નક્કી કરવું કે એક transaction ક્યારે log કરવો.
Theory
train ticket નું ઉદાહરણ
IRCTC portal પર એક train ticket book કરવું વિચારો. તમે May માં તમારું ticket book અને pay કરો છો, પણ તમારી ખરી મુસાફરી June માં થાય છે. Cash basis accounting May માં જે પળે તમે cash આપો છો એ જ પળે તમારો travel ખર્ચ record કરવા જેવું છે. Accrual basis accounting June માં ખરી ઘટના record કરવા જેવું છે જ્યારે તમે ખરેખર seat પર બેસો છો અને transport service વાપરો છો.
Theory
Cash Basis વિરુદ્ધ Accrual Basis
તમારા university exams માં, તમારે બંને પાયાના systems માં સાફ ફેર કરવો પડશે. Cash Basis of Accounting હેઠળ, transactions માત્ર ત્યારે record થાય છે જ્યારે cash ખરેખર મળે કે અપાય. Accrual Basis of Accounting હેઠળ, revenues અને expenses books માં એ જ પળે record થાય છે જ્યારે એ કમાવાય કે incur થાય, ભલે ખરું cash settlement ક્યારેય પણ થાય.
At a glance
Cash Basis અને Accrual Basis of Accounting વચ્ચે સરખામણી.
| પાસું | Cash Basis | Accrual Basis |
|---|---|---|
| record કરવાની કસોટી | જ્યારે cash અંદર કે બહાર વહે | જ્યારે transaction થાય કે due હોય |
| credit transactions | ચૂકવાય ત્યાં સુધી સંપૂર્ણપણે અવગણાય | તરત record |
| Matching Principle | પાલન થતું નથી | ખરો profit મેળવવા સખ્તાઈથી પાલન |
| કાયદેસર સ્વીકાર્યતા | Indian Companies Act દ્વારા માન્ય નથી | આધુનિક corporate businesses માટે ફરજિયાત |
Theory
Worked ઉદાહરણ: Meera નો પહેલો મહિનો
ફેર જોવા માટે Meera નો March નો profit બંને રીતોથી કાઢીએ. March માં, Meera 40,000 રૂપિયાનો સામાન cash માં અને 20,000 રૂપિયાનો ઉધાર પર વેચે છે. એને કુલ 15,000 રૂપિયાના દુકાન ખર્ચ થાય છે પણ હજી સુધી માત્ર 10,000 રૂપિયા cash માં ચૂકવ્યા છે, 5,000 રૂપિયા બાકી છોડતાં. બંને systems હેઠળ એનો net profit પગલે-પગલે કાઢીએ.
Follow along
profit calculation સરખામણીના પગલાં
- Cash Basis Revenue માત્ર cash receipts ગણો. Revenue = 40,000 રૂપિયા.
- Cash Basis Expenses માત્ર cash outflows ગણો. Expenses = 10,000 રૂપિયા.
- Cash Basis Net Profit Revenue (40,000) બાદ Expenses (10,000) = 30,000 રૂપિયા profit.
- Accrual Basis Revenue કુલ કમાયેલી sales ગણો. Revenue = 40,000 cash + 20,000 credit = 60,000 રૂપિયા.
- Accrual Basis Expenses કુલ incur કરેલા expenses ગણો. Expenses = 10,000 ચૂકવ્યા + 5,000 બાકી = 15,000 રૂપિયા.
- Accrual Basis Net Profit Revenue (60,000) બાદ Expenses (15,000) = 45,000 રૂપિયા profit.
Think first
Mental Check: બાકી salaries
Meera ના shop assistant એ April માટે 8,000 રૂપિયાની salary કમાઈ, પણ cash ની તંગીના કારણે Meera એ એને હજી સુધી નથી ચૂકવી. tap કરતાં પહેલાં વિચારો કે આ અણચૂકવેલી salary બંને cash અને accrual systems માં કેવી રીતે ગણાશે.
Show the answer
Cash Basis હેઠળ, આ અણચૂકવેલી salary April માટે સંપૂર્ણપણે અવગણાય છે કારણ કે કોઈ cash હલ્યું નહીં. Accrual Basis હેઠળ, એને April માં એક expense તરીકે record કરવી પડે કારણ કે assistant એ એ મહિને પોતાની service આપી, જેનાથી એક outstanding salary liability બને છે.
Quiz
Accrual Basis ને professional accountants અને banks Cash Basis કરતાં કેમ બહુ પસંદ કરે છે?
- કારણ કે એને જાળવવું બહુ સહેલું છે અને ઓછી entries જોઈએ
- કારણ કે એ કમાયેલા ખરા revenue ને એ સમયગાળામાં incur કરેલા ખરા expenses સાથે મેળવે છે
- કારણ કે એ credit transactions ને અવગણે છે અને tax calculation નો બોજ ઘટાડે છે
Show the answer
કારણ કે એ કમાયેલા ખરા revenue ને એ સમયગાળામાં incur કરેલા ખરા expenses સાથે મેળવે છે
Accrual Basis matching principle નું પાલન કરે છે. એ ખાસ સમયમાં કમાયેલા ખરા revenues ને એમને કમાવા incur કરેલા expenses સાથે મેળવીને, એ એક business ની ખરી operational profitability ની સાચી અને નિષ્પક્ષ તસવીર રજૂ કરે છે.
Watch out
Exam નો જાળ: prepaid ની ગૂંચવણ
એવું ન માની લો કે accrual system હેઠળ દરેક cash payment એક તરત expense છે. જો Meera પોતાના shop landlord ને આવતા 3 મહિના માટે 30,000 રૂપિયા અગાઉથી ચૂકવે, તો એક cash basis system આજે 30,000 નો expense log કરે છે. પણ એક accrual system એને એક asset (Prepaid Rent) ગણે છે અને સમય વીતતાં દર મહિને profit and loss account માં માત્ર 10,000 રૂપિયા charge કરે છે. entry analysis માં આ જાળથી સાવધાન!
Theory
Database design સાથે જોડાણ
જ્યારે તમે આવનારા semesters માં e-commerce કે retail software માટે database tables design કરશો, ત્યારે તમારી order transactions table order_date (Accrual) અને payment_received_date (Cash) જેવા attributes track કરશે. જો તમે payment date થી reports કાઢો, તો તમે એક cash basis view બનાવી રહ્યા છો. જો તમે order placement date થી filter કરો, તો તમે એક accrual basis view બતાવી રહ્યા છો.
Summary
Key takeaways
- Cash basis એક transaction માત્ર ત્યારે record કરે છે જ્યારે ખરો cash cash register માં આવે કે જાય.
- Accrual basis transactions ત્યારે record કરે છે જ્યારે કાયદેસર બંધન કે અધિકાર બને, cash ની તારીખો અવગણતાં.
- Accrual accounting matching principle વાપરીને સમયગાળા-વાર business profit ની એક સાચી તસવીર આપે છે.
- Prepaid expenses અને outstanding liabilities અનોખા accounting adjustments છે જે માત્ર accrual framework હેઠળ મળે છે.
- યાદ રાખવાનો hook: Cash કાગળી નોટ track કરે છે, Accrual business સોદા track કરે છે.