Theory
Meera के store पर आधी रात की घबराहट
मान लीजिए Meera देर रात अपने journal के साथ बैठी है। Rajesh, उसका मुख्य wholesale supplier, फ़ोन करता है। वह कहता है: Meera, तुमने इस महीने मुझसे कई बार चावल, तेल, और चीनी credit पर ख़रीदी। आज तुम मुझे कुल कितना owe करती हो? Meera अपने रोज़ के journal के 40 pages पलटती है, Rajesh से जुड़ी हर entry ढूँढने के लिए हाथ-पैर मारते हुए। उसे 20 मिनट की बेचैन खोज लगती है। एक अकेला account balance तुरंत ढूँढने का कोई तेज़ तरीक़ा होना ही चाहिए।
Theory
WhatsApp chat filter
अपने Journal को एक अकेले WhatsApp group की तरह सोचिए जहाँ हर ग्राहक के साथ हर एक transaction तारीख़ के क्रम में type होता है। यह एक उलझी, लगातार धारा है। एक Ledger एक अलग व्यक्ति की profile पर click करके उनके साथ अपनी private chat history खोलने जैसा है। यह सारे बिखरे messages को एक साफ़, समर्पित page में निकाल लेता है, ठीक-ठीक दिखाते हुए कि क्या अंदर आया, क्या बाहर गया, और net आख़िरी balance।
Theory
बात, औपचारिक रूप से
computerized और manual financial accounting में, एक ledger को accounts की मुख्य पुस्तक के रूप में जाना जाता है। यह वह आख़िरी मंज़िल है जहाँ सारी journal entries छँटकर, classify होकर, और स्थायी रूप से अलग-अलग accounts में record होती हैं। जहाँ journal book of prime entry है, वहाँ ledger book of final entry है। हर अलग asset, liability, expense, और income को अपना एक समर्पित page मिलता है जिसे ledger account कहते हैं, जो उसकी net position का सार बताता है।
At a glance
एक Ledger Account का classic T आकार का layout।
| Debit Side बायाँ | Credit Side दायाँ |
|---|---|
| Date: जब value मिली | Date: जब value दी गई |
| Particulars: To इस्तेमाल करते हुए सामने वाले account का नाम | Particulars: By इस्तेमाल करते हुए सामने वाले account का नाम |
| Journal Folio: Journal page number | Journal Folio: Journal page number |
| Amount: रुपयों में संख्यात्मक value | Amount: रुपयों में संख्यात्मक value |
Theory
Worked उदाहरण: Meera की cash sale post करना
Meera के store से एक सरल journal entry लेते हैं: Cash Account Debit Rs. 5000 to Sales Account Credit Rs. 5000।
इसे Ledger में post करने के लिए, हम दो अलग accounts खोलते हैं। पहले, Cash Account में, हम बाईं Debit side पर जाते हैं, तारीख़ लिखते हैं, और particulars 'To Sales Account' Rs. 5000 के साथ भरते हैं। दूसरे, हम Sales Account खोलते हैं, दाईं Credit side पर जाते हैं, तारीख़ लिखते हैं, और particulars 'By Cash Account' Rs. 5000 के साथ भरते हैं।
Quiz
अगर Meera Rajesh नाम के एक supplier को cash चुकाती है, तो यह transaction Rajesh के ledger account की किस side पर post होगा?
- Debit side
- Credit side
- यह ledger में record नहीं होता
- दोनों sides एक साथ
Show the answer
Debit side
जब Meera Rajesh को चुकाती है, तो journal entry है Rajesh Account Debit to Cash Account। चूँकि journal में Rajesh का account debit होता है, entry Rajesh के ledger account की Debit बाईं side पर post होनी चाहिए। credit विकल्प एक आम जाल है अगर आप cash चुकाने को सामान पाने से उलझा दें।
Watch out
To और By उलटने की भूल
University examiners को आपके prefixes जाँचना बहुत पसंद है। हमेशा golden rule याद रखिए: एक ledger account की Debit बाईं side पर entries हमेशा शब्द 'To' से शुरू होनी चाहिए। Credit दाईं side पर entries हमेशा शब्द 'By' से शुरू होनी चाहिए। अगर आप अपने university practical exams में इन्हें swap करें या छोड़ें, तो आप तुरंत आसान presentation marks गँवा देंगे।
Think first
Mental Post जाँच
Meera अपनी दुकान के लिए cash से furniture ख़रीदती है। tap करके अपना जवाब जाँचने से पहले मन में सोचिए कि कौन सा ledger account एक debit entry पाएगा।
Show the answer
Furniture Account एक debit entry पाएगा, जो बाईं side पर 'To Cash Account' के रूप में लिखा जाएगा। चूँकि furniture business में आता एक asset है, यह debit होता है। Cash बाहर जा रहा है, तो Cash Account दाईं side पर एक credit entry पाएगा।
Theory
Ledger से Tally Prime तक
आपके बाद के semesters और आने वाले lab practicals में, आप Tally Prime या ERP systems जैसे software इस्तेमाल करेंगे। आप समझेंगे कि आप कभी ये tables हाथ से नहीं बनाते। जब आप एक voucher या journal entry डालते हैं, software अपने-आप backend में ledger accounts update कर देता है। इस manual बहाव को समझना अहम है क्योंकि अगर बाद में एक Trial Balance मिलने में विफल हो, तो आपको पता होना चाहिए कि background ledger postings कैसे trace करें।
Summary
Key takeaways
- Ledger accounts की मुख्य पुस्तक है जहाँ अलग-अलग transactions classify होते हैं।
- यह book of final entry का काम करता है, पूरी तरह journal से data निकालकर बना।
- हर ledger account एक मानक T आकार का layout इस्तेमाल करता है जो Debit बाईं और Credit दाईं sides में बँटा है।
- Debit entries prefix 'To' इस्तेमाल करती हैं और credit entries prefix 'By' इस्तेमाल करती हैं।
- Ledger accounts बिखरे data का सार बनाकर किसी भी entity के लिए एक तुरंत net balance देते हैं।
- साफ़ classify कीजिए पूरी तरह balance करने के लिए।