Theory
Meera ના store પર મધરાતની ગભરાટ
ધારો કે Meera મોડી રાત્રે પોતાના journal સાથે બેઠી છે. Rajesh, એનો મુખ્ય wholesale supplier, ફોન કરે છે. એ કહે છે: Meera, તેં આ મહિને મારી પાસેથી ઘણી વાર ચોખા, તેલ, અને ખાંડ credit પર ખરીદી. આજે તું મને કુલ કેટલા owe કરે છે? Meera પોતાના રોજના journal ના 40 pages પલટે છે, Rajesh સાથે જોડાયેલી દરેક entry શોધવા હાથ-પગ મારતાં. એને 20 મિનિટની બેચેન શોધ લાગે છે. એક એકલો account balance તરત શોધવાની કોઈ ઝડપી રીત હોવી જ જોઈએ.
Theory
WhatsApp chat filter
તમારા Journal ને એક એકલા WhatsApp group જેમ વિચારો જ્યાં દરેક ગ્રાહક સાથે દરેક એક transaction તારીખના ક્રમમાં type થાય છે. એ એક ગૂંચવાયેલી, સતત ધારા છે. એક Ledger એક અલગ વ્યક્તિની profile પર click કરીને એમની સાથે તમારી private chat history ખોલવા જેવું છે. એ બધા વિખરાયેલા messages ને એક સાફ, સમર્પિત page માં કાઢી લે છે, બરાબર બતાવતાં કે શું અંદર આવ્યું, શું બહાર ગયું, અને net છેલ્લું balance.
Theory
વાત, ઔપચારિક રીતે
computerized અને manual financial accounting માં, એક ledger ને accounts ની મુખ્ય પુસ્તક તરીકે ઓળખાય છે. એ એ છેલ્લી મંઝિલ છે જ્યાં બધી journal entries છંટાઈને, classify થઈને, અને કાયમી રીતે અલગ-અલગ accounts માં record થાય છે. જ્યાં journal book of prime entry છે, ત્યાં ledger book of final entry છે. દરેક અલગ asset, liability, expense, અને income ને પોતાનું એક સમર્પિત page મળે છે જેને ledger account કહે છે, જે એની net position નો સાર આપે છે.
At a glance
એક Ledger Account નું classic T આકારનું layout.
| Debit Side ડાબી | Credit Side જમણી |
|---|---|
| Date: જ્યારે value મળી | Date: જ્યારે value અપાઈ |
| Particulars: To વાપરીને સામેના account નું નામ | Particulars: By વાપરીને સામેના account નું નામ |
| Journal Folio: Journal page number | Journal Folio: Journal page number |
| Amount: રૂપિયામાં સંખ્યાત્મક value | Amount: રૂપિયામાં સંખ્યાત્મક value |
Theory
Worked ઉદાહરણ: Meera ની cash sale post કરવી
Meera ના store માંથી એક સરળ journal entry લઈએ: Cash Account Debit Rs. 5000 to Sales Account Credit Rs. 5000.
એને Ledger માં post કરવા, આપણે બે અલગ accounts ખોલીએ છીએ. પહેલા, Cash Account માં, આપણે ડાબી Debit side પર જઈએ છીએ, તારીખ લખીએ છીએ, અને particulars 'To Sales Account' Rs. 5000 સાથે ભરીએ છીએ. બીજું, આપણે Sales Account ખોલીએ છીએ, જમણી Credit side પર જઈએ છીએ, તારીખ લખીએ છીએ, અને particulars 'By Cash Account' Rs. 5000 સાથે ભરીએ છીએ.
Quiz
જો Meera Rajesh નામના એક supplier ને cash ચૂકવે, તો આ transaction Rajesh ના ledger account ની કઈ side પર post થશે?
- Debit side
- Credit side
- એ ledger માં record થતું નથી
- બંને sides એક સાથે
Show the answer
Debit side
જ્યારે Meera Rajesh ને ચૂકવે છે, ત્યારે journal entry છે Rajesh Account Debit to Cash Account. કારણ કે journal માં Rajesh નું account debit થાય છે, entry Rajesh ના ledger account ની Debit ડાબી side પર post થવી જોઈએ. credit વિકલ્પ એક સામાન્ય જાળ છે જો તમે cash ચૂકવવાને સામાન મેળવવા સાથે ગૂંચવો.
Watch out
To અને By ઊલટાવવાની ભૂલ
University examiners ને તમારા prefixes ચકાસવા બહુ ગમે છે. હંમેશાં golden rule યાદ રાખો: એક ledger account ની Debit ડાબી side પર entries હંમેશાં શબ્દ 'To' થી શરૂ થવી જોઈએ. Credit જમણી side પર entries હંમેશાં શબ્દ 'By' થી શરૂ થવી જોઈએ. જો તમે તમારા university practical exams માં આને swap કરો કે છોડો, તો તમે તરત સહેલા presentation marks ગુમાવશો.
Think first
Mental Post ચકાસણી
Meera પોતાની દુકાન માટે cash થી furniture ખરીદે છે. tap કરીને તમારો જવાબ ચકાસવા પહેલાં મનમાં વિચારો કે કયું ledger account એક debit entry મેળવશે.
Show the answer
Furniture Account એક debit entry મેળવશે, જે ડાબી side પર 'To Cash Account' તરીકે લખાશે. કારણ કે furniture business માં આવતું એક asset છે, એ debit થાય છે. Cash બહાર જઈ રહ્યો છે, તો Cash Account જમણી side પર એક credit entry મેળવશે.
Theory
Ledger થી Tally Prime સુધી
તમારા પછીના semesters અને આવનારા lab practicals માં, તમે Tally Prime કે ERP systems જેવા software વાપરશો. તમે સમજશો કે તમે ક્યારેય આ tables હાથે બનાવતા નથી. જ્યારે તમે એક voucher કે journal entry નાખો છો, software જાતે backend માં ledger accounts update કરી દે છે. આ manual વહેણ સમજવું મહત્ત્વનું છે કારણ કે જો પછી એક Trial Balance મળવામાં નિષ્ફળ થાય, તો તમને ખબર હોવી જોઈએ કે background ledger postings કેવી રીતે trace કરવી.
Summary
Key takeaways
- Ledger accounts ની મુખ્ય પુસ્તક છે જ્યાં અલગ-અલગ transactions classify થાય છે.
- એ book of final entry નું કામ કરે છે, સંપૂર્ણપણે journal માંથી data કાઢીને બનેલું.
- દરેક ledger account એક પ્રમાણભૂત T આકારનું layout વાપરે છે જે Debit ડાબી અને Credit જમણી sides માં વહેંચાયેલું છે.
- Debit entries prefix 'To' વાપરે છે અને credit entries prefix 'By' વાપરે છે.
- Ledger accounts વિખરાયેલા data નો સાર બનાવીને કોઈ પણ entity માટે એક તરત net balance આપે છે.
- સાફ classify કરો સંપૂર્ણપણે balance કરવા માટે.