Theory
200 page વાળી bookkeeping ની ગરબડ
Meera ની kirana store ઝડપથી વધી રહી છે. હવે એના 150 સ્થાનિક મહોલ્લાના customers છે જે credit પર સામાન ખરીદે છે, અને 25 અલગ wholesale suppliers છે જે એને credit પર stock આપે છે. જો Meera આ બધા accounts ને એક વિશાળ, છાંટ્યા વગરના ledger book ની અંદર રાખે, તો એની desk paperwork નીચે દબાઈ જશે. એ પતો લગાવવો કે કોઈ ખાસ customer એ પોતાનું bill ચૂકવ્યું કે નહીં એક ધીમી, તકલીફદેહ શોધ બની જાય છે. વ્યવસ્થિત રહેવા, એણે પોતાના accounts ને smart, અલગ categories માં વહેંચવા પડશે.
Theory
Email inbox ના folders
તમારા બધા accounts સંભાળવાને સેંકડો રોજના emails સંભાળવા જેમ વિચારો. જો તમે બધું એક એકલા વ્યવસ્થિત ન કરેલા inbox માં છોડી દો, તો તમે મહત્ત્વના messages ની સૂધ ખોઈ દેશો. એને બદલે, તમે 3 સમર્પિત folders બનાવો છો: એક 'જે Clients ને bills ચૂકવવાના છે' માટે, એક 'જે Vendors ને ચૂકવવાના છે' માટે, અને એક મુખ્ય archive 'Internal office expenses' માટે. આ જ બરાબર એ છે જે એક ledger ને વહેંચવું એક business માટે મેળવે છે.
Theory
ત્રણ જરૂરી ledgers
transactions ની મોટી માત્રા સંભાળવા, એક business પોતાની મુખ્ય પુસ્તકને 3 અલગ પ્રકારના ledger માં વહેંચે છે. પહેલો છે Sales Ledger, જેમાં ખાસ કરીને credit customers, જેમને debtors કહે છે, ના personal accounts હોય છે. બીજો છે Purchase Ledger, જેમાં credit suppliers, જેમને creditors કહે છે, ના personal accounts હોય છે. ત્રીજો છે General Ledger, જેમાં બચેલા બધા real અને nominal accounts હોય છે, જેમાં assets, expenses, અને incomes સામેલ છે.
At a glance
વ્યવસ્થિત accounting માટે ledger architecture.
| Ledger Type | Accounts નો પ્રકાર | Meera ના Store નું ઉદાહરણ |
|---|---|---|
| Sales Ledger | trade debtors ના personal accounts | Anand, એક સ્થાનિક રહેવાસી જે credit પર દૂધ ખરીદે છે |
| Purchase Ledger | trade creditors ના personal accounts | Rajesh Wholesalers જે ચોખાના કોથળા supply કરે છે |
| General Ledger | impersonal accounts: real અને nominal | Cash Account, Rent Account, અને Sales Account |
Theory
Meera ના accounts ને પગલે-પગલે છાંટવા
Meera ના store ના 3 અલગ accounts ને એમના સાચા ઘરોમાં વ્યવસ્થિત કરીએ. પહેલા, આપણે 'Suresh Kumar Account' જોઈએ. કારણ કે Suresh એક સ્થાનિક customer છે જે credit પર સામાન ખરીદે છે, એનું account Sales Ledger માં આવે છે. બીજું, 'National Distributors Account' પર વિચાર કરો. કારણ કે Meera એમની પાસેથી credit પર biscuit stock ખરીદે છે, આ supplier Purchase Ledger માં આવે છે. ત્રીજું, 'Electricity Expense Account' જુઓ. કારણ કે આ એક impersonal operational કિંમત છે, એ સીધું General Ledger માં જાય છે.
Quiz
Meera Godrej Furniture Shop પાસેથી credit પર એક આધુનિક billing counter ખરીદે છે. Godrej Furniture Shop નું personal account ક્યાં રખાશે?
- Sales Ledger
- Purchase Ledger
- General Ledger
- Cash Book
Show the answer
Purchase Ledger
Godrej Furniture Shop એક supplier છે જેની પાસેથી Meera એ credit પર એક asset ખરીદ્યું, જે એમને એક creditor બનાવે છે. trade creditors અને suppliers ના બધા personal accounts Purchase Ledger માં રખાય છે. furniture item જાતે General Ledger માં જાય છે, પણ supplier નું personal account અહીં જાય છે.
Watch out
Sales Account ની જગ્યાનો જાળ
અહીં એક classic ભૂલ છે જે students ને university exams માં marks ગુમાવે છે. students ઘણી વાર માની લે છે કે 'Sales Account' Sales Ledger માં આવે છે. એ સંપૂર્ણપણે ખોટું છે! Sales Ledger માં માત્ર અલગ-અલગ customers ના personal accounts હોય છે. ખરું, એકલું ઊભું 'Sales Account' એક nominal account છે જે કુલ revenue દર્શાવે છે, તો એને General Ledger ની અંદર રાખવું પડે.
Think first
Meera નું Cash Balance શોધવું
tap કરીને તમારો જવાબ ચકાસવા પહેલાં મનમાં વિચારો કે Meera નું મુખ્ય Cash Account ક્યાં રખાય છે.
Show the answer
Cash Account એક real account છે જે એક asset દર્શાવે છે, એટલે એ General Ledger માં આવે છે. યાદ રાખો, Sales અને Purchase ledgers સખ્તાઈથી અલગ-અલગ customer અને supplier ના personal accounts માટે અનામત છે.
Theory
digital હકીકત: Tally Ledger Groups
જ્યારે તમે તમારા lab sessions માં Tally Prime જેવા computerized accounting software પર આવશો, ત્યારે તમે અલગ-અલગ physical ledger books ખરીદશો નહીં. એને બદલે, તમે એક એકલી digital master directory બનાવો છો. એક નવું account બનાવતી વખતે, તમે એને એક પહેલેથી નક્કી 'Ledger Group' ને assign કરો છો. 'Sundry Debtors' પસંદ કરવું જાતે account ને digital Sales Ledger સુધી મોકલી દે છે, જ્યારે 'Sundry Creditors' એને Purchase Ledger સાથે જોડે છે.
Summary
Key takeaways
- Ledgers સાફ વ્યવસ્થા અને શ્રમ વિભાજન ખાતરી કરવા 3 મુખ્ય પ્રકારોમાં ઉપ-વિભાજિત થાય છે.
- Sales Ledger credit customers કે trade debtors ના અલગ-અલગ personal accounts રાખે છે.
- Purchase Ledger trade suppliers કે trade creditors ના અલગ-અલગ personal accounts રાખે છે.
- General Ledger બધા asset, liability, income, અને expense accounts નું central hub નું કામ કરે છે.
- અલગ books રાખવી ભૂલો રોકે છે અને એક Trial Balance બનાવવાને ઝડપી કરે છે.
- તમારી books અલગ કરો તમારા balances સરળ બનાવવા.