Theory
જે દિવસે Meera ના numbers મળવાની ના પાડી ગયા
Meera 3 લાંબા દિવસ પોતાના રોજના journal માંથી transactions ને 30 અલગ ledger accounts માં copy કરવામાં લગાવે છે. એને પોતાના final financial statements તૈયાર કરવા પહેલાં જાણવું છે કે એની manual entries perfect રીતે સચોટ છે કે નહીં. શું એણે એક typo કરી? શું એણે એક debit entry સાચી copy કરી પણ એનો મળતો credit partner સંપૂર્ણપણે ભૂલી ગઈ? દરેક એક transaction ને page-બ-page ચકાસવામાં કલાકો લાગશે. એને એક ઝડપી, એકલી ચકાસણી જોઈએ એ સાબિત કરવા કે એનું double entry balancing perfect કામ કરે છે.
Theory
બે પલ્લાવાળું ત્રાજવું
તમારા bookkeeping system ને 2 પલ્લાવાળા એક જૂના જમાનાના ત્રાજવા જેમ વિચારો: ડાબી બાજુ એક Debit પલ્લું અને જમણી બાજુ એક Credit પલ્લું. દર વખતે જ્યારે તમે એક transaction record કરો, તમે બંને પલ્લામાં બરાબર વજન નાખો છો. જો તમે એક ભૂલ કરો, તો 1 પલ્લું ભારે થઈ જાય છે. એક Trial Balance મહિનાના અંતે એ ત્રાજવાને ઉઠાવીને જોવા જેવું છે કે બંને પક્ષ બરાબર એક જ સ્તરે ટકે છે કે નહીં. જો એ ઝૂકે, તો તમે તરત જાણી જાઓ છો કે તમારી books માં એક ભૂલ છુપાયેલી છે.
Theory
છેલ્લા verification નું statement
એક trial balance એક accounting period ના અંતે તૈયાર કરેલું એક સારાંશ statement છે જે બધા ledger accounts ના closing balances ને list કરે છે. એમાં 2 columns હોય છે: 1 debit balances માટે અને 1 credit balances માટે. મુખ્ય objective bookkeeping કામની arithmetical accuracy verify કરવાનું છે. જો debit column નો grand total, credit column ના grand total ના બરાબર હોય, તો એ સંકેત આપે છે કે double entry નિયમો ગાણિતિક રીતે સંતોષાયા છે.
At a glance
Meera ના Kirana Store નું એક પાયાનું Trial Balance layout જે perfect agreement બતાવે છે.
| Account Title | Debit Balance (Rs.) | Credit Balance (Rs.) |
|---|---|---|
| Capital Account | 0 | 50000 |
| Cash Account | 12000 | 0 |
| Furniture Account | 15000 | 0 |
| Rajesh Wholesalers (Creditor) | 0 | 7000 |
| Sales Account | 0 | 25000 |
| Rent Expense Account | 5000 | 0 |
| Total | 32000 | 32000 |
Theory
Meera નું Trial Balance બનાવવું
May ના અંતે Meera ના ledger totals ભેગા કરીએ. એનું Cash Account Rs. 12000 નું બચેલું debit balance બતાવે છે, જેને આપણે debit column માં લખીએ છીએ. એનું Furniture Account Rs. 15000 ના debit balance વાળું એક asset છે, જે પણ debit column માં મુકાય છે. એનું Rent Expense Rs. 5000 છે, જે debit column માં જાય છે. બીજી બાજુ, એના Sales Account નું કુલ credit balance Rs. 25000 છે, અને એના supplier Rajesh નું Rs. 7000 નું credit balance છે. columns ઉમેરતાં બંને પક્ષ Rs. 32000 આવે છે, perfect balance ની પુષ્ટિ કરતાં.
Quiz
જો Meera Rs. 2000 નો એક expense record કરે પણ ભૂલથી એને Trial Balance ના debit column ને બદલે credit column માં નાખી દે, તો 2 column totals વચ્ચેનો ફેર શું હશે?
- Rs. 2000
- Rs. 4000
- Rs. 0
- Rs. 1000
Show the answer
Rs. 4000
જ્યારે તમે એક balance ને ખોટા column માં નાખીને એની જગ્યા બદલો, ત્યારે કુલ ફેર બરાબર મૂળ value નો બમણો થઈ જાય છે. debit side Rs. 2000 ગુમાવે છે જ્યારે credit side Rs. 2000 મેળવે છે, કુલ મળીને Rs. 4000 નો mismatch બનાવતાં.
Watch out
perfect agreement નો ભ્રમ
University examiners ને આ concept ટેસ્ટ કરવો ગમે છે: Agreement પૂર્ણ સચોટતાનો નિર્ણાયક પુરાવો નથી! એક Trial Balance perfect મળી શકે ભલે તમારી books માં ઊંડી ભૂલો હોય. જેમ, જો Meera એક Rs. 1000 ની sale record કરવાનું સંપૂર્ણપણે ભૂલી જાય, તો બંને columns સાથે Rs. 1000 ઘટે છે, તો totals છતાં perfect મળે છે. એને error of omission કહે છે, અને એ એક Trial Balance થી પકડાયા વગર સીધું નીકળી જાય છે.
Think first
compensating error નું રહસ્ય
Meera 2 ભૂલો કરે છે: એ એક cash purchase entry ને Rs. 500 વધુ બતાવે છે અને સાથે એક rent entry ને Rs. 500 ઓછી બતાવે છે. tap કરીને ચકાસવા પહેલાં મનમાં વિચારો કે શું Trial Balance છતાં મળશે.
Show the answer
હા, એ છતાં મળશે! આને compensating errors કહે છે. કારણ કે 1 ભૂલ અજાણતાં બીજી ભૂલના બરાબર ગાણિતિક અસરને રદ કરી દે છે, છેલ્લા debit અને credit column totals perfect બરાબર રહે છે, ભૂલોને સંપૂર્ણપણે છુપાવતાં.
Theory
Tally Prime માં તરત verification
Tally Prime કે ERP tools જેવા computerized systems માં, તમે ક્યારેય હાથે એક trial balance table બનાવતા નથી. જેમ-જેમ તમે vouchers દ્વારા transactions record કરો છો, software ledger balances કાઢે છે અને trial balance ને real time માં ભરી દે છે. જો એક unadjusted entry ના કારણે mismatch થાય, તો system gap બતાવવા એક અસ્થાયી 'Suspense Account' બનાવી દે છે, તમને તમારી entries audit કરવાનો એક તરત સંકેત આપતાં.
Summary
Key takeaways
- એક trial balance એક statement છે જે બધા ledger accounts ના debit અને credit balances ભેગા કરે છે.
- એનો મુખ્ય objective ledger postings ની arithmetical accuracy verify કરવાનો છે.
- એ કાચા ledger accounts અને final financial statements વચ્ચે એક working પુલનું કામ કરે છે.
- બરાબર totals બતાવે છે કે દરેક record કરેલા debit નું એક corresponding credit value છે.
- મળતા totals પૂર્ણ શુદ્ધતા સાબિત કરતા નથી, કારણ કે errors of omission અને principle છુપા રહી શકે છે.
- typos પકડવા columns balance કરો.