Theory
200 page वाली bookkeeping की गड़बड़
Meera की kirana store तेज़ी से बढ़ रही है। अब उसके 150 स्थानीय मोहल्ले के customers हैं जो credit पर सामान ख़रीदते हैं, और 25 अलग wholesale suppliers हैं जो उसे credit पर stock देते हैं। अगर Meera इन सारे accounts को एक विशाल, बिना छाँटे ledger book के अंदर रखे, तो उसकी desk paperwork के नीचे दब जाएगी। यह पता लगाना कि किसी ख़ास customer ने अपना bill चुकाया या नहीं एक धीमी, तकलीफ़देह खोज बन जाती है। व्यवस्थित रहने के लिए, उसे अपने accounts को smart, अलग categories में बाँटना होगा।
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Email inbox के folders
अपने सारे accounts सँभालने को सैकड़ों रोज़ के emails सँभालने की तरह सोचिए। अगर आप सब कुछ एक अकेले बिना व्यवस्थित inbox में छोड़ दें, तो आप अहम messages की सुध खो देंगे। इसके बजाय, आप 3 समर्पित folders बनाते हैं: एक 'जिन Clients को bills चुकाने हैं' के लिए, एक 'जिन Vendors को चुकाना है' के लिए, और एक मुख्य archive 'Internal office expenses' के लिए। यही ठीक वही है जो एक ledger को बाँटना एक business के लिए हासिल करता है।
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तीन ज़रूरी ledgers
transactions की बड़ी मात्रा सँभालने के लिए, एक business अपनी मुख्य पुस्तक को 3 अलग प्रकार के ledger में बाँटता है। पहला है Sales Ledger, जिसमें ख़ास तौर पर credit customers, जिन्हें debtors कहते हैं, के personal accounts होते हैं। दूसरा है Purchase Ledger, जिसमें credit suppliers, जिन्हें creditors कहते हैं, के personal accounts होते हैं। तीसरा है General Ledger, जिसमें बचे हुए सारे real और nominal accounts होते हैं, जिनमें assets, expenses, और incomes शामिल हैं।
At a glance
व्यवस्थित accounting के लिए ledger architecture।
| Ledger Type | Accounts का प्रकार | Meera के Store का उदाहरण |
|---|---|---|
| Sales Ledger | trade debtors के personal accounts | Anand, एक स्थानीय निवासी जो credit पर दूध ख़रीदता है |
| Purchase Ledger | trade creditors के personal accounts | Rajesh Wholesalers जो चावल के बोरे supply करते हैं |
| General Ledger | impersonal accounts: real और nominal | Cash Account, Rent Account, और Sales Account |
Theory
Meera के accounts को क़दम-दर-क़दम छाँटना
Meera के store के 3 अलग accounts को उनके सही घरों में व्यवस्थित करते हैं। पहले, हम 'Suresh Kumar Account' देखते हैं। चूँकि Suresh एक स्थानीय customer है जो credit पर सामान ख़रीदता है, उसका account Sales Ledger में आता है। दूसरे, 'National Distributors Account' पर विचार कीजिए। क्योंकि Meera उनसे credit पर biscuit stock ख़रीदती है, यह supplier Purchase Ledger में आता है। तीसरे, 'Electricity Expense Account' देखिए। चूँकि यह एक impersonal operational लागत है, यह सीधे General Ledger में जाता है।
Quiz
Meera Godrej Furniture Shop से credit पर एक आधुनिक billing counter ख़रीदती है। Godrej Furniture Shop का personal account कहाँ रखा जाएगा?
- Sales Ledger
- Purchase Ledger
- General Ledger
- Cash Book
Show the answer
Purchase Ledger
Godrej Furniture Shop एक supplier है जिससे Meera ने credit पर एक asset ख़रीदा, जो उन्हें एक creditor बनाता है। trade creditors और suppliers के सारे personal accounts Purchase Ledger में रखे जाते हैं। furniture item ख़ुद General Ledger में जाता है, पर supplier का personal account यहाँ जाता है।
Watch out
Sales Account की जगह का जाल
यहाँ एक classic ग़लती है जो students को university exams में marks गँवाती है। students अक्सर मान लेते हैं कि 'Sales Account' Sales Ledger में आता है। यह पूरी तरह ग़लत है! Sales Ledger में सिर्फ़ अलग-अलग customers के personal accounts होते हैं। असल, अकेला खड़ा 'Sales Account' एक nominal account है जो कुल revenue दर्शाता है, तो इसे General Ledger के अंदर रखना होता है।
Think first
Meera का Cash Balance ढूँढना
tap करके अपना जवाब जाँचने से पहले मन में सोचिए कि Meera का मुख्य Cash Account कहाँ रखा जाता है।
Show the answer
Cash Account एक real account है जो एक asset दर्शाता है, यानी यह General Ledger में आता है। याद रखिए, Sales और Purchase ledgers सख़्ती से अलग-अलग customer और supplier के personal accounts के लिए आरक्षित हैं।
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digital हक़ीक़त: Tally Ledger Groups
जब आप अपने lab sessions में Tally Prime जैसे computerized accounting software पर आएँगे, तो आप अलग-अलग physical ledger books नहीं ख़रीदेंगे। इसके बजाय, आप एक अकेली digital master directory बनाते हैं। एक नया account बनाते समय, आप उसे एक पहले से तय 'Ledger Group' को assign करते हैं। 'Sundry Debtors' चुनना अपने-आप account को digital Sales Ledger तक भेज देता है, जबकि 'Sundry Creditors' उसे Purchase Ledger से जोड़ता है।
Summary
Key takeaways
- Ledgers साफ़ व्यवस्था और श्रम विभाजन पक्का करने के लिए 3 मुख्य प्रकारों में उप-विभाजित होते हैं।
- Sales Ledger credit customers या trade debtors के अलग-अलग personal accounts रखता है।
- Purchase Ledger trade suppliers या trade creditors के अलग-अलग personal accounts रखता है।
- General Ledger सारे asset, liability, income, और expense accounts का central hub का काम करता है।
- अलग books रखना ग़लतियाँ रोकता है और एक Trial Balance बनाने को तेज़ करता है।
- अपनी books अलग कीजिए अपने balances सरल बनाने के लिए।