Theory
એ જ report, દર મહિને, હાથે
Aryan Meera નો sales report દર મહિને બનાવે છે, અને દર મહિને એ headers ને એ જ રીતે ફરી format કરે છે: bold, ઘેરો-વાદળી fill, સફેદ text, જાડી border. દસ મિનિટ ની ક્લિકિંગ, હંમેશા દોહરાવેલી.
પછી Meera company રંગ વાદળી થી લીલો બદલવા કહે છે. હવે એણે એક ડઝન sheets માં દરેક વાદળી header શોધીને દરેક ને ફરી રંગવો પડશે.
બંને સમસ્યાઓનું એક જ મૂળ છે: look દરેક cell પર અલગ-અલગ ચોંટાડેલો છે. Power users look ને data થી અલગ કરે છે અને એને એક વાર define કરે છે, જેથી એક ફેરફાર દરેક જગ્યાએ વહે. આ જ આ lesson છે.
Theory
એક uniform, વ્યક્તિ-દીઠ સિલાઈ નહીં
એક શાળા દરેક શર્ટ અલગ નથી સિવડાવતી; એ એક uniform define કરે છે અને બધા એ પહેરે છે. uniform નો રંગ કેન્દ્રીય રીતે બદલો અને દરેક student એકસાથે update થઈ જાય છે. એક Cell Style એ uniform છે: 'Header' એક વાર define કરો (font, fill, border સાથે), દરેક header પર apply કરો, અને style edit કરવું એ બધાને update કરે છે. એક Theme આખી શાળાની રંગ-યોજના છે, એને બદલો અને આખો workbook ફરી સંકલિત થઈ જાય છે.
At a glance
ફરી વાપરી શકાય એવા look-અને-layout tools
| Tool | કરે છે | ક્યાં |
|---|---|---|
| Cell Style | એક click માં apply કરેલો નામ આપેલો format | Home tab |
| Theme | આખા workbook માટે સંકલિત રંગ/fonts | Page Layout tab |
| Freeze / Split | Headings રાખવા / દૂરના વિસ્તાર જોવા | View tab |
| Print Titles | દરેક printed page પર header rows દોહરાવવી | Page Layout tab |
Theory
Styles અને themes: એક વાર define, કેન્દ્રીય રીતે બદલો
- Cell Styles (Home tab): formatting નું એક નામ આપેલું bundle, font, fill, border, ત્યાં સુધી કે number format. 'Header' એક cell પર એક click માં apply કરો. સૌથી સારો ભાગ: style definition edit કરો અને એને વાપરતી દરેક cell તરત update થાય છે, કોઈ શોધ નહીં.
- Themes (Page Layout tab): આખા workbook માટે રંગો અને fonts નો એક સંકલિત સેટ. theme બદલો અને બધું, styles, charts, tables, મેળ ખાવા ફરી સંકલિત થાય છે. Meera નો વાદળી-થી-લીલો ફેરફાર એક click બની જાય છે.
આ એક ઊંડા computing idea નું spreadsheet સંસ્કરણ છે: content ને presentation થી અલગ કરો, જેથી presentation એક વાર define થાય અને સ્વતંત્ર રીતે બદલાય.
Quiz
Aryan 40 header cells પર એક 'Header' cell style apply કરે છે, પછી style ને એનો fill રંગ બદલવા edit કરે છે. શું થાય છે?
- બધી 40 header cells આપોઆપ નવા રંગમાં update થઈ જાય છે
- ફક્ત નવા headers ને રંગ મળે છે; 40 અપરિવર્તિત રહે છે
- એણે બધી 40 હાથે ફરી રંગવી પડશે
- Style delete થઈ જાય છે
Show the answer
બધી 40 header cells આપોઆપ નવા રંગમાં update થઈ જાય છે
એક cell style એક નામ આપેલો, જોડાયેલો format છે: 'Header' વાપરતી દરેક cell એક જ definition સાથે બંધાયેલી છે, તો style edit કરવું બધી 40 એકસાથે update કરે છે. આ હાથે formatting પર આખો ફાયદો છે, એક વાર define, કેન્દ્રીય રીતે બદલો. આ એ જ 'એક edit દરેક જગ્યાએ update કરે છે' ફાયદો છે જે copy-paste પર functions નો, appearance પર લાગુ.
Think first
Header row વિરુદ્ધ Print Titles
Aryan નો report 8 pages માં print થાય છે, પણ column headings ફક્ત page 1 પર દેખાય છે, pages 2 થી 8 label વગરના columns છે. એની header row બરાબર ત્યાં row 1 માં છે. એને કયો feature જોઈએ, અને એ ફક્ત એક header row હોવાથી કેમ અલગ છે?
Show the answer
Print Titles (Page Layout > Print Titles > Rows to repeat at top). sheet માં એક header row એક વાર દેખાય છે, જે page પર એ ભૌતિક રીતે બેસે છે. Print Titles Excel ને પસંદ કરેલી rows ને દરેક printed page ના ઉપર ફરી print કરવા કહે છે, તો બધા 8 pages ને label વાળા columns મળે છે. એ એક printing સૂચના છે, એક data row નહીં, બરાબર એ layout ની સફાઈ જે એક pro report ને amateur થી અલગ કરે છે.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
એ ન જાણવું કે cell styles ફરી વાપરી શકાય એવા અને કેન્દ્રીય રીતે editable છે (એક વાર edit, દરેક જગ્યાએ update), વિરુદ્ધ એક-વારની હાથે formatting. એક theme (આખા-workbook રંગ/fonts) ને એક એકલી cell ના format સાથે ભેળવવું. એક header row (data) ને Print Titles (દરેક printed page પર rows દોહરાવે છે) સાથે ભેળવવું. અને એ ભૂલવું કે freeze panes headings ને screen પર રાખે છે જ્યારે Print Titles એમને કાગળ પર, screen વિરુદ્ધ print. આ reuse-અને-print ભેદ માનક વૈકલ્પિક exam માલ છે.
Theory
એકરૂપતા જ professionalism છે
જ્યારે દરેક માસિક report એકસમાન દેખાય છે, Meera એમના પર ઝડપથી ભરોસો કરે છે અને Aryan ઝડપી કામ કરે છે, એ એકરૂપતા professionalism CHHE, અને એ look એક વાર define કરવાથી આવે છે. Unit 1 લગભગ થઈ ગયું; એક નાનો topic બચે છે (headers અને footers) Unit 2 ના અસલી power tools પહેલા: references, functions, VLOOKUP, pivots અને dashboards. આગળ: પોલિશ કરેલા printouts માટે headers અને footers.
Summary
Key takeaways
- Cell Styles નામ આપેલા formatting bundles છે જે એક click માં apply થાય છે; style edit કરવું એને વાપરતી દરેક cell ને update કરે છે.
- Themes આખા workbook માટે સંકલિત રંગ અને fonts નક્કી કરે છે; એક theme બદલવું બધું ફરી રંગે છે.
- Freeze Panes / Split (BCA105 થી) headings દેખાડી રાખે છે અને તમને દૂરના વિસ્તાર જોવા દે છે.
- Print Titles પસંદ કરેલી header rows ને DAREK printed page પર દોહરાવે છે (એક-વારની header row થી અલગ).
- સિદ્ધાંત: presentation ને content થી અલગ કરો જેથી એક look એક વાર define થાય અને કેન્દ્રીય રીતે બદલાય.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: એક uniform (cell style), વ્યક્તિ-દીઠ સિલાઈ નહીં; એને કેન્દ્રીય રીતે બદલો.