Theory
બે લોકો, એક કામ, ખૂબ અલગ સમય
Aryan અને એક સહકર્મી ને એ જ કામ અપાય છે: 5000 rows નું total, એના પર date-stamp, અને column માં એક formula નીચે ભરવો. સહકર્મી માઉસ ઉઠાવે છે, scroll કરે છે, drag કરે છે, menus ક્લિક કરે છે, આઠ મિનિટ. Aryan keyboard વાપરે છે, ચાળીસ સેકંડ.
એ જ Excel, એ જ પરિણામ, બાર ગણું ઝડપી. આ તફાવત પૂરી રીતે keyboard shortcuts અને થોડી ચતુર આદતો છે.
એક અસલી નોકરીમાં, આ ગતિ રોજ વધે છે. Power users દેખાડા માટે shortcuts નથી ગોખતા; એ એટલે કરે છે કારણ કે દોહરાવ વાળા કામ માટે માઉસ ધીમો છે. અહીં એ છે જે સૌથી વધુ મહત્વના છે.
At a glance
યાદ રાખવા લાયક shortcuts
| Shortcut | કરે છે | બચાવે છે |
|---|---|---|
| Ctrl+Arrow | Data ની ધાર સુધી છલાંગ | અંતહીન scrolling |
| Ctrl+Shift+Arrow | ધાર સુધી select | સાવધ dragging |
| Alt+= | Range ને AutoSum | =SUM(...) type કરવું |
| Ctrl+; | આજની date નાખવી (static) | Date type કરવી |
| Ctrl+D / fill handle | Formula નીચે copy | હાથે copy-paste |
Theory
Fill handle: એક pro ની જેમ નીચે copy કરો
એક પસંદ કરેલી cell ના નીચે-જમણી બાજુનો નાનો ચોરસ fill handle છે, અને એ એક power tool છે:
- એને નીચે drag કરો એક formula copy કરવા કે એક series વધારવા (Jan, Feb, Mar...).
- એને double-click કરો formula ને પૂરા નીચે સુધી ભરવા જ્યાં પણ પડોશી column નો data પૂરો થાય, 5000 rows પર drag કર્યા વગર.
Ctrl+D (selection નીચે ભરવું) સાથે મળીને, તમે એક formula એક keystroke માં આખા column પર લગાવી શકો. આમ જ Aryan એક per-row ગણતરી હજારો rows પર તરત લગાવે છે.
Quiz
Aryan એના report પર date stamp કરવા Ctrl+; વાપરે છે. આવતા અઠવાડિયે એ file ફરી ખોલે છે. એ cell કઈ date બતાવે છે?
- ગયા અઠવાડિયાની date, Ctrl+; એક STATIC date નાખે છે જે ક્યારેય નથી બદલાતી
- આજની date, એ દર વખતે update થાય છે
- એક અઠવાડિયા પછી એ error બતાવે છે
- એ file ની creation date બતાવે છે
Show the answer
ગયા અઠવાડિયાની date, Ctrl+; એક STATIC date નાખે છે જે ક્યારેય નથી બદલાતી
Ctrl+; આજની date એક નિશ્ચિત, static value તરીકે નાખે છે, એક snapshot જે ક્યારેય નથી બદલાતો, તો આવતા અઠવાડિયે એ હજી ગયા અઠવાડિયાની date બતાવે છે. એ =TODAY() function થી અલગ છે, જે દર વખતે file ખૂલે ત્યારે મોજૂદા date પર ફરી ગણે છે. 'આ ક્યારે થયું' (એક record) માટે Ctrl+; વાપરો; 'આજે શું છે' (એક live ઘડિયાળ) માટે TODAY(). આ static-વિરુદ્ધ-live ભેદ એક ક્લાસિક exam પકડ છે.
Think first
Data નો એક આખો column ઝડપથી select કરો
Aryan એક 5000-row column ના ઉપર છે અને નીચે છેલ્લા સુધી દરેક value select કરવા માંગે છે, નીચેની ખાલી rows પકડ્યા વગર. કયો shortcut, અને એ Ctrl+A કે drag થી કેમ સારો છે?
Show the answer
Ctrl+Shift+Down Arrow. એ મોજૂદા cell થી સટેલા data ની ધાર સુધી (row 5000) select કરે છે અને અટકે છે, નીચેની ખાલી rows અવગણતા. 5000 rows પર drag ધીમો અને ભૂલ-પ્રવણ છે; Ctrl+A આખી sheet કે table select કરી શકે, ફક્ત આ column નો data block નહીં. Ctrl+Shift+Arrow બરાબર એક data range પકડવાની ચોક્કસ, તાત્કાલિક રીત છે, એક રોજનો power-user ચાલ.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
Ctrl+; (static date snapshot) ને =TODAY() (live, auto-update) સાથે ભેળવવું, એક પ્રિય exam ભેદ. એ ન જાણવું કે Ctrl+Shift+Arrow data ધાર સુધી select કરે છે (વિરુદ્ધ Ctrl+Arrow જે બસ ત્યાં જાય છે). AutoSum માટે Alt+= અને નીચે ભરવા fill-handle double-click ભૂલવું. Practical Excel exams keyboard પ્રવાહ ને સીધું પુરસ્કૃત કરે છે, આ એ marks છે જે કાં તો તમારી આંગળીઓ પર છે કે નથી.
Theory
Unit 1 પૂરું: તમે workspace જાણો છો
તમે હવે કોઈ પણ sheet માં navigate, format, save, style અને ઝડપથી પસાર થઈ શકો. એ પાયો હતો. Unit 2 એ છે જ્યાં Excel શક્તિશાળી બને છે: અસલી functions, સૌથી મહત્વનું absolute-reference $ lock (F4, જેની તમે હમણાં ઝલક જોઈ), VLOOKUP, PivotTables અને dashboards. એ unit નું એકલું સૌથી મહત્વનું કૌશલ્ય, એ જેના પર બાકી બધું બન્યું છે, આગળ છે: relative, absolute અને mixed cell referencing.
Summary
Key takeaways
- Shortcuts એક power user ને દોહરાવ વાળા કામ પર એક માઉસ user થી કેટલાય ગણો ઝડપી બનાવે છે.
- Navigate/select: Ctrl+Arrow (ધાર સુધી છલાંગ), Ctrl+Shift+Arrow (ધાર સુધી select), Ctrl+Home (A1).
- ઝડપથી compute/edit: Alt+= (AutoSum), Ctrl+D (નીચે ભરવું), F2 (edit), Ctrl+1 (Format Cells).
- Fill handle: series copy/વધારવા drag; data ના અંત સુધી નીચે ભરવા double-click.
- Ctrl+; એક STATIC date નાખે છે (એક snapshot); =TODAY() એક live, auto-update date છે.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: માઉસ ધીમો છે, keyboard ને Excel command કરવા દો.