Theory
એ formula જે નવી rows ભૂલી ગયો
Aryan એ total sales માટે =SUM(B2:B500) વાળી એક report બનાવી. આવતા મહિને એ 50 નવી sales rows 501 થી આગળ paste કરે છે, અને એનું total ખોટું છે, એ હજી ફક્ત row 500 સુધી ઉમેરે છે. એણે દરેક formula નો range હાથે edit કરવો પડે છે.
આ સાદા ranges ની નાજુકતા છે: એ નથી જાણતા કે તમારો data ક્યારે વધે છે.
Excel માં એક feature છે જે આને કાયમી રીતે ઠીક કરે છે: Format as Table (Ctrl+T). એ એક બુદ્ધુ range ને એક smart, જાત-સંચાલિત object માં બદલે છે જે તમારા data સાથે વધે છે અને formulas ને columns ને નામથી સંદર્ભવા દે છે. એક power user માટે, આ બધું બદલી નાખે છે.
Theory
એક smart folder વિરુદ્ધ એક પૂંઠાનું ખોખું
એક પૂંઠાનું ખોખું કાગળ રાખે છે, પણ એ નથી જાણતું કે તમે વધુ ક્યારે ઉમેરો છો; તમારે જાતે એને ફરી label અને કદ આપવું પડે. એક computer પર એક smart folder કોઈ પણ નવી file જે એના નિયમ સાથે મેળ ખાય એને આપોઆપ સામેલ કરે છે, હંમેશા મોજૂદા, હંમેશા labelled. એક સાદો range ખોખું છે; એક Excel Table smart folder છે: એક row ઉમેરો અને Table એને આપોઆપ શોષી લે છે, એના formulas, formatting અને filters વધારતા તમારી આંગળી ઉઠાવ્યા વગર.
At a glance
સાદો range વિરુદ્ધ Excel Table
| Feature | સાદો range | Excel Table (Ctrl+T) |
|---|---|---|
| નવી rows | Formulas દ્વારા અવગણાયેલી | Auto-included |
| એક column માટે formula | =SUM(B2:B500) | =SUM(Sales[Amount]) |
| Scroll પર header | Scroll થઈને જતું રહે છે | Sticky રહે છે |
| Filters + banding | હાથે | Built in |
Theory
Structured references
એક Table ની મુખ્ય ભેટ structured references છે. ગૂઢ cell ranges ના બદલે, columns ને નામ મળે છે:
=SUM(Sales[Amount]) આખા Amount column ને ઉમેરે છે, ભલે એ કેટલું પણ લાંબું વધે.
=SUM(B2:B500) સાથે સરખાવો: નાજુક (data વધે ત્યારે તૂટે છે) અને ન વાંચી શકાય એવું (column B શું છે?). Sales[Amount] જાત-દસ્તાવેજી છે (તમે બરાબર જુઓ છો એ શું ઉમેરે છે) અને auto-adjusting (નવી rows સામેલ થાય છે). એક Table પર બનેલો દરેક formula data બદલાય ત્યારે સાચો રહે છે, કોઈ range editing, ક્યારેય નહીં.
Quiz
Aryan એના data ને એક Table માં બદલે છે અને =SUM(Sales[Amount]) લખે છે. પછી એ નીચે 50 નવી rows paste કરે છે. total નું શું થાય છે?
- Table આપોઆપ એમને સામેલ કરવા ફેલાય છે અને total આપોઆપ update થાય છે
- Total નવી rows ને અવગણે છે જ્યાં સુધી એ formula edit ન કરે
- નવી rows નકારાય છે
- Formula એક error સાથે તૂટે છે
Show the answer
Table આપોઆપ એમને સામેલ કરવા ફેલાય છે અને total આપોઆપ update થાય છે
એક Excel Table એની ધાર પર ઉમેરેલી rows શોષવા auto-expand થાય છે, અને Sales[Amount] જેવા structured references હંમેશા 'આખું Amount column' અર્થ રાખે છે, તો total આપોઆપ update થાય છે. આ બરાબર એ નાજુકતા છે જેનાથી સાદો =SUM(B2:B500) પીડાય છે, ઉકેલાઈ. Auto-expansion વત્તા structured references કારણ છે કે power users પહેલા ranges ને Tables માં બદલે છે.
Think first
એક સુંદર look થી વધુ
એક સહપાઠી કહે છે 'Format as Table બસ રંગ અને banded rows ઉમેરે છે, એ ફક્ત formatting છે'. એ કેમ ખોટું છે? બે વસ્તુઓ જણાવો જે એક Table કરે છે જે સાદું formatting ન કરી શકે.
Show the answer
એક Table એક live object છે, ફક્ત એક look નહીં. બે વસ્તુઓ જે સાદું formatting ન કરી શકે: (1) નવી rows સામેલ કરવા અને formulas/filters વધારવા auto-expand, અને (2) structured references (Sales[Amount]) જે નામ આપેલા, વાંચી શકાય એવા અને auto-adjusting છે. એ એક toggle-લાયક total row અને built-in filter dropdowns પણ આપે છે. રંગ સૌથી ઓછું મહત્વનું છે; બુદ્ધિમત્તા અસલી વાત છે. એક Table ને માત્ર formatting સાથે ભેળવવું એક સામાન્ય exam ફાંદો છે.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
એ વિચારવું કે Format as Table બસ formatting છે, એ એક smart, auto-expanding, નામ આપેલો object બનાવે છે. structured references (TableName[Column]) ન જાણવા જે cell ranges ની જગ્યા લે છે અને data વધે ત્યારે સાચા રહે છે. શોર્ટકટ Ctrl+T ભૂલવો. અને એ ચૂકવું કે Tables એક sticky header અને built-in filters મફત આપે છે. એક ગંભીર Excel elective ના examiners આશા રાખે છે કે તમે જાણો એક Table રંગના એક પડ થી વધુ છે.
Theory
Tables આગળની દરેક વસ્તુનો પાયો છે
PivotTables, charts અને dashboards (Unit 2) બધા ક્યાંય સારું કામ કરે છે જ્યારે એક Table પર બન્યા હોય, કારણ કે Table એમને તાજી rows આપોઆપ feed કરે છે. તમારા data ને પહેલા એક Table માં બદલો, અને બાકીનું Unit 2 મજબૂત અને ઓછા-જાળવણી વાળું બની જાય છે. એક topic Unit 1 બંધ કરે છે: keyboard shortcuts જે આ બધું ઝડપી કરે છે. આગળ: Excel shortcuts અને productivity tips.
Summary
Key takeaways
- Format as Table (Ctrl+T) એક સાદા range ને એક smart, જાત-સંચાલિત object માં બદલે છે.
- Tables ધાર પર ઉમેરેલી rows/columns સામેલ કરવા auto-expand થાય છે, formulas અને formatting વધારતા.
- Structured references columns ને નામ આપે છે: =SUM(B2:B500) ના બદલે =SUM(Sales[Amount]), વાંચી શકાય એવા અને auto-adjusting.
- Tables એક sticky header, એક toggle-લાયક total row, અને built-in filters આપે છે.
- એક Table એક live object છે, ફક્ત formatting નહીં, અને pivots તથા charts માટે આદર્શ પાયો છે.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: એક smart folder (નવી files આપોઆપ સામેલ) વિરુદ્ધ એક પૂંઠાનું ખોખું (તમે એને resize કરો છો).