Theory
એક price list માટે 40 pages
Meera પોતાની sales sheet પર Print દબાવે છે અને office નું printer page-દર-page ઓકવા લાગે છે: એની 500-row master sheet કાગળની 40 શીટ પર ફેલાઈ રહી છે, મોટા ભાગની લગભગ ખાલી, કિનારે columns અડધા કપાયેલા.
એને ફક્ત 20-item ની price list જોઈતી હતી.
એનો ઇલાજ એક આદત છે જે દરેક professional પાસે છે: print પહેલાં જુઓ, પછી Excel ને બરાબર કહો કે શું અને કેવી રીતે print કરવું. ત્રણ tools આ કરે છે, અને પહેલો છોડવો એ જ કાગળ બગાડે છે.
Theory
રાંધતાં પહેલાં recipe વાંચો
તમે 40 મહેમાનો માટે એક dish નહીં રાંધો એ તપાસ્યા વગર કે recipe કેટલું બનાવે છે. Print Preview એ જ તપાસ છે: એ બરાબર એ pages બતાવે છે જે પહેલાં નીકળશે કે એક પણ શીટ વપરાય. preview વગર print કરવું એ આંખ મીંચીને રાંધવા જેવું છે, અને એક office માં એનો અર્થ છે એક jam થયેલું printer અને તમારી પાછળ નારાજ colleagues ની કતાર.
At a glance
ત્રણ print actions
| Action | કેવી રીતે | ક્યારે વાપરવું |
|---|---|---|
| Print Preview | Ctrl+P (preview pane) | હંમેશા, print પહેલાં |
| Ctrl+P > settings | printer, range, scaling પસંદ કરો | |
| Quick Print | Toolbar one-click | ભરોસાપાત્ર sheet, default printer |
Follow along
ફક્ત price list print કરો, એક page પર
- જે range જોઈએ એ select કરો (20-item block) બરાબર એ cells highlight કરો જે print કરવાના છે, કંઈ વધારાનું નહીં.
- Page Layout > Print Area > Set Print Area હવે Excel ફક્ત આ range print કરે છે, બાકીની 480 rows ને અવગણતાં.
- Ctrl+P, પછી Fit Sheet on One Page set કરો Scaling પહોળા content ને સંકોચે છે જેથી કોઈ column ન કપાય.
- Print Preview તપાસો, પછી print કરો 40 ને બદલે એક સાફ-સુથરો page. કાગળ આપતાં પહેલાં પાક્કું કરો.
Quiz
Meera ની પહોળી sheet છેલ્લા બે columns ને અલગ pages પર કાપતી રહે છે. કયું setting એને સૌથી ઝડપી ઠીક કરે છે?
- Fit Sheet / Scaling જેથી columns એક page પર આવે (કે landscape પર switch કરો)
- છેલ્લા બે columns delete કરો
- font નો રંગ બદલો
- પહેલા file ને CSV તરીકે save કરો
Show the answer
Fit Sheet / Scaling જેથી columns એક page પર આવે (કે landscape પર switch કરો)
Scaling (Fit to Page) content ને સંકોચે છે જેથી બધા columns page ની પહોળાઈમાં આવે; landscape orientation પર switch કરવું પણ પહોળી sheets ને વધુ જગ્યા આપે છે. Data delete કરવું (option B) માહિતી ખોઈ દે છે, અને CSV/font ફેરફાર page layout માટે કંઈ કરતા નથી. Fit-to-page અને orientation "columns ના વધારાના pages પર ફેલાવા" ના પ્રમાણભૂત જવાબ છે.
Think first
Quick Print એ ગેરવર્તન કેમ કર્યું?
Meera ના ભાઈએ Quick Print click કર્યું અને 40-page વાળી આફત મળી, જ્યારે Meera ના સાવધ Print એ એક page આપ્યો. એ જ sheet. Quick Print એ શું છોડ્યું જેનાથી આ થયું?
Show the answer
Quick Print dialog પૂરી રીતે છોડી દે છે: એ આખી sheet ને default printer પર હાલની settings સાથે મોકલે છે, print area, scaling, કે preview સુધ્ધાં set કરવાની કોઈ તક નહીં. એવી sheet માટે સગવડભર્યું જે તમે પહેલેથી configure કરી ચૂક્યા હો, એક કાચી 500-row sheet પર ખતરનાક. બોધ: Quick Print ભરોસાપાત્ર, પહેલેથી-set કરેલી sheets માટે છે; બાકી કંઈ પણ, preview સાથે Print વાપરો.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
Print Preview વગર print કરવું, હંમેશા પહેલાં preview કરો. Print Area ભૂલવો, એના વગર Excel આખી used range print કરે છે, તમારું selection નહીં. Quick Print (કોઈ dialog નહીં, defaults) ને Print (પૂરું control) સાથે ભેળવવો. અને orientation ધ્યાનમાં લો: portrait (ઊંચો) લાંબી lists ને શોભે છે, landscape (પહોળો) ઘણા columns વાળી sheets ને, એક નાની વાત જે layout સવાલોમાં marks અપાવે છે.
Theory
એક નાની આદત, સાચી બચત
"print પહેલાં preview" સામાન્ય લાગે છે, પણ એક સાચા office માં એ દર અઠવાડિયે કાગળના રીમ અને printer jams બચાવે છે, અને એ જ શિસ્ત છે જે "deploy પહેલાં test" છે જેને તમે દરેક programming subject માં મળશો. output ને commit કરતાં પહેલાં તપાસો. આગળનો lesson Unit 1 ને એ tools થી બંધ કરે છે જે વિશાળ sheets ને કાબૂમાં કરે છે: freeze panes, hide, અને split.
Summary
Key takeaways
- Print Preview કાગળ વાપરતાં પહેલાં બરાબર page output બતાવે છે, હંમેશા પહેલાં જુઓ.
- Print (Ctrl+P) પૂરું control આપે છે: printer, range, orientation, scaling.
- Quick Print આખી sheet ને default printer પર dialog વગર મોકલે છે, ફક્ત પહેલેથી-set કરેલી sheets પર વાપરો.
- ફક્ત એક પસંદ કરેલી range print કરવા Print Area (Page Layout) set કરો, આખી sheet નહીં.
- Fit to Page / Scaling અને landscape orientation પહોળી sheets ને pages પર તૂટવાથી રોકે છે.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: રાંધતાં (print) પહેલાં recipe વાંચો (preview).