Theory
ફરીથી, price કયો column હતો?
Meera કોઈ item તપાસવા પોતાની મોટી sheet ની row 340 સુધી scroll કરે છે, અને સમજે છે કે એને ખબર જ નથી કયો column કયો છે: heading row (Item, Price, Qty) સેંકડો rows પહેલાં ઉપરથી scroll થઈને નીકળી ગઈ. એ તપાસવા વારંવાર ઉપર scroll કરે છે, પછી નીચે. પાગલ કરી નાખે એવું.
મોટી sheets ને એવા tools જોઈએ જે તમને દિશામાં રાખે. એમાંના ત્રણ, Freeze, Split, Hide, એક 500-row રાક્ષસ ને કંઈક એવું બનાવી દે છે જેને તમે ખરેખર વાંચી શકો. Meera ની scrolling સમસ્યાનો એક-click ઇલાજ છે.
Theory
એક લાંબા scroll પર pin કરેલો label
એક બહુ લાંબો કાગળનો scroll વાંચવાની કલ્પના કરો જ્યાં column ના headings ફક્ત તદ્દન ઉપર લખેલા છે. વચ્ચે સુધી ખોલો અને તમે ભૂલી ગયા કે દરેક column નો શું અર્થ છે. Freeze Panes એ એક pin છે જે એ heading પટ્ટીને screen પર જમાવી રાખે છે ભલે તમે ગમે તેટલું ખોલો. Data એની નીચે scroll થાય છે; labels ટકી રહે છે. સરળ, અને Excel માં સૌથી વધુ વપરાતી view trick.
At a glance
મોટી sheets માટે ત્રણ tools
| Tool | એ શું કરે છે | Data બદલાયો? |
|---|---|---|
| Freeze Panes | scroll કરતી વખતે top rows / left columns pin કરે છે | ના |
| Split | window ને અલગ scroll થતા panes માં વહેંચે છે | ના |
| Hide | rows/columns ને view માંથી કાઢે છે | ના (હજી ત્યાં જ) |
Theory
ત્રણેય, બરાબર
- Freeze Panes (View tab): Freeze Top Row row 1 ને દેખાડતું રાખે છે; Freeze First Column column A ને દેખાડતું રાખે છે; કોઈ પસંદ કરેલા cell પર Freeze Panes એની ઉપર અને ડાબે નું બધું lock કરે છે. Headings રહે છે; data scroll થાય છે.
- Split (View > Split): window ને 2 કે 4 panes માં તોડે છે જે અલગ અલગ scroll થાય છે, તો તમે એક જ sheet માં row 5 અને row 400 ને અડોઅડ સરખાવી શકો.
- Hide (કોઈ row/column header પર right-click > Hide): એને view માંથી કાઢે છે. Data અને એના formulas હજી મોજૂદ છે અને હજી compute કરે છે; Unhide એને પાછું લાવે છે.
Quiz
Meera top row freeze કરે છે, પછી row 300 સુધી scroll કરે છે. એ શું જુએ છે?
- Row 1 (headings) ઉપર જમેલી રહે છે જ્યારે rows 300+ એની નીચે scroll થાય છે
- Rows 1 થી 300 બધી એકસાથે screen પર રહે છે
- Row 1 નો data row 300 સુધી copy થઈ જાય છે
- Sheet row 1 ના આગળ scroll થવાનું બંધ કરી દે છે
Show the answer
Row 1 (headings) ઉપર જમેલી રહે છે જ્યારે rows 300+ એની નીચે scroll થાય છે
Freeze Top Row ફક્ત row 1 ને screen પર pin કરે છે; બાકીની sheet એની નીચે scroll થાય છે, તો row 300 પર headings હજી ઉપર દેખાય છે. કોઈ data copy કે નકલ થતી નથી, એ સંપૂર્ણપણે એક view છે જે labels ને જગ્યાએ રાખે છે. "Freeze Panes શું કરે છે?" એ ભરોસાપાત્ર એક-mark સવાલ છે.
Think first
છુપાયેલો, delete નહીં
Meera customer ને sheet બતાવતાં પહેલાં પોતાનો ગુપ્ત cost-price column (column D) છુપાવે છે. Column E માં એનું profit formula D વાપરે છે. શું D છુપાયેલો હોવા છતાં profit સાચી રીતે calculate થાય છે? વિચારો.
Show the answer
હા. છુપાવવું ફક્ત column D ને view માંથી કાઢે છે; data હજી ત્યાં જ છે અને એને reference કરતા formulas સરસ કામ કરતા રહે છે. Column E નું profit છુપાયેલા D થી સામાન્ય રીતે compute થાય છે. એ જ Hide સામે Delete નો આખો અર્થ છે: Hide છુપાવે છે, Delete નાશ કરે છે. D ને ગમે ત્યારે Unhide કરો અને એ અકબંધ પાછું આવી જાય છે.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
Freeze (headings જમેલા રહે છે, એક view) ને Split (અલગ scroll થતા panes) સાથે ભેળવવું. એમ વિચારવું કે Hide data delete કરે છે, એ ફક્ત છુપાવે છે; છુપાયેલા cells વાપરતા formulas હજી compute કરે છે (profit વાળું ઉદાહરણ). અને એક સૂક્ષ્મ trap: છુપાયેલી rows/columns કેટલાક કિસ્સામાં એક visible range copy કરવા પર છૂટી જાય છે પણ બાકાત ન કરાય ત્યાં સુધી print થાય છે, સાવધ જવાબોમાં એક line લાયક. Delete-સામે-hide ક્લાસિક contrast છે.
Theory
Unit 1, પૂરો
હવે તમે એક worksheet build, format, protect, print અને navigate કરી શકો છો, એ બધું જે કોઈ calculation પહેલાં એક સાચા office ને જોઈએ. Meera ની sheet સાચા જાદુ માટે તૈયાર છે. Unit 2 એ છે જ્યાં spreadsheet પોતાનું નામ કમાય છે: formulas. આગળનો lesson Meera ને SUM, AVERAGE, MAX, MIN અને inventory કામનો સિતારો, SUMIF આપે છે, જેથી એના totals જાતે compute થાય.
Summary
Key takeaways
- Freeze Panes top rows અને/કે left columns pin કરે છે જેથી scroll કરતી વખતે headings દેખાતા રહે.
- Freeze Top Row, Freeze First Column, કે કોઈ પસંદ કરેલા cell પર Freeze Panes.
- Split window ને અલગ અલગ scroll થતા panes માં વહેંચે છે જેથી દૂરના ભાગોની સરખામણી થાય.
- Hide rows/columns ને delete કર્યા વગર view માંથી કાઢે છે; formulas હજી compute કરે છે; Unhide પાછું લાવે છે.
- એમાંનું કંઈ data બદલતું નથી, એ બધા view tools છે.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: Freeze એક લાંબા scroll ના ઉપર heading label pin કરે છે.