Theory
એ file જેણે પોતાના formulas ખોઈ નાખ્યા
Meera નો accountant એની sales "CSV તરીકે" માંગે છે. એ Save As click કરે છે, CSV પસંદ કરે છે, મોકલી દે છે, અને પછી તપાસવા ખોલે છે: એના totals હજી છે, પણ દરેક formula ગાયબ છે, રંગ ગાયબ છે, અને ફક્ત January sheet બચી, February અને March લુપ્ત.
કંઈ તૂટ્યું નહીં. CSV જાણીજોઈને છીનવેલો format છે, અને બરાબર જાણવું કે એ શું રાખે અને પાડે એ એક સાચી (અને exam) જરૂરિયાત છે. પહેલા, save કરવાની મૂળ વાતો; પછી CSV નું મોટું સપાટીકરણ.
At a glance
saving options
| Action | Shortcut | અસર |
|---|---|---|
| Save | Ctrl+S | મોજૂદ file overwrite કરે છે |
| Save As | F12 | નવી copy: નવો name, જગ્યા કે format |
| Save As CSV | F12 > CSV | સાદો text, ફક્ત values, એક sheet |
| Spell Check | F7 | cells માં ખોટી spelling વાળો text flag કરે છે |
Theory
કાળા-સફેદ માં એક photocopy
CSV તરીકે save કરવું એ એક રંગીન, ઘણા-page report ને એક જૂની કાળા-સફેદ એક-page machine પર photocopy કરવા જેવું છે. તમે શબ્દ અને numbers રાખો છો, પણ રંગ, એ formulas જેમણે એમને compute કર્યા, images, વધારાના pages: બધું ગાયબ. CSV એ જ સર્વવ્યાપી, દરેક-કોઈ-વાંચી-શકે format છે બરાબર એટલા માટે કારણ કે એ દરેક ભપકાદાર વસ્તુ ફેંકી દે છે અને ફક્ત સાદો comma-separated text રાખે છે.
Theory
CSV શું રાખે અને પાડે
એક CSV file શાબ્દિક રીતે commas થી અલગ કરેલી values વાળી text lines છે:
Sugar,45,20
Rice,60,15
રાખે છે: દેખાડેલી values, સાદા text તરીકે.
પાડે છે: formulas (ફક્ત એમના results બચે છે, જમેલા text તરીકે), બધી formatting, images અને shapes, અને active સિવાય દરેક sheet, CSV એક sheet, કોઈ formulas નહીં, કોઈ style નહીં રાખે છે.
એને programs વચ્ચે કાચો data લઈ જવા વાપરો (accounting software, databases). એને તમારી working file તરીકે ક્યારેય ન વાપરો, save કરતાં જ તમે તમારા formulas ખોઈ દેશો.
Quiz
Meera ના workbook માં 3 sheets, રંગીન headers, અને formulas છે. એ એને CSV તરીકે save કરીને ફરી ખોલે છે. એને શું મળે છે?
- સાદી values ની એક sheet: કોઈ formulas નહીં, કોઈ રંગ નહીં, બાકીની sheets ગાયબ
- ત્રણેય sheets બરાબર પહેલા જેવી
- formulas બચ્યા પણ રંગ કઢાયા
- એક error, CSV numbers રાખી શકતું નથી
Show the answer
સાદી values ની એક sheet: કોઈ formulas નહીં, કોઈ રંગ નહીં, બાકીની sheets ગાયબ
CSV સાદો text છે: એ ફક્ત active sheet ની દેખાડેલી values રાખે છે, formulas, formatting અને બાકીની બે sheets પાડતાં. આ એક-તરફી સપાટીકરણ દરેકને એક વાર ફસાવે છે. નિયમ: કાચો data SHARE કરવા CSV export કરો, પણ તમારું સાચું કામ .xlsx માં રાખો. "CSV તરીકે save કરવાથી શું ખોવાય છે?" એ પ્રમાણભૂત short-answer સવાલ છે.
Theory
Workbook protection અને linking
Protect Workbook (Review tab) structure ને lock કરે છે: કોઈ sheets add, delete, rename, move કે hide કરી શકતું નથી. એ પાછલા lesson ની Protect Sheet થી અલગ છે, જેણે એક sheet ના અંદરના cells lock કર્યા. Structure સામે contents.
Linking spreadsheets: એક formula કોઈ બીજી file ના એક cell ને reference કરી શકે છે:
=[Feb.xlsx]Sheet1!B2
હવે Meera ની yearly summary, February નો total February file થી live ખેંચે છે. February edit કરો, અને summary update થઈ જાય છે. બાર month files એક master ને feed કરતી, કોઈ ફરી typing નહીં.
Think first
Protect Sheet કે Protect Workbook?
Meera પોતાના ભાઈને February tab પૂરી રીતે DELETE કરવાથી રોકવા માંગે છે (ફક્ત એમાં cells edit કરવાથી નહીં). એને કઈ protection જોઈએ, અને એ પાછલા lesson વાળી કેમ નથી?
Show the answer
Protect Workbook. પાછલા lesson ની Protect Sheet એક sheet ના અંદરના cells ની રક્ષા કરે છે; એ કોઈને આખો tab delete કરવાથી રોકી શકતી નથી. workbook protect કરવું structure ને lock કરે છે, sheets add, delete, rename, hide કરવું. અંગૂઠાનો નિયમ: Protect Sheet = cells; Protect Workbook = tabs. Exams આ બંનેને સીધા contrast કરે છે, એટલે એમને અલગ રાખો.
Watch out
Marks ક્યાં કપાય છે
એમ વિચારવું કે CSV formulas કે ઘણી sheets રાખે છે, એ બંને રાખતું નથી, ફક્ત active sheet ની values text તરીકે. Save (overwrite) ને Save As (નવી copy) સાથે ભેળવવું. અને Protect Workbook (structure: tabs) ને Protect Sheet (contents: cells) સાથે મેળવવું, એક પાક્કો comparison સવાલ. એ પણ ધ્યાન લો એક linked file: જો તમે Feb.xlsx rename કે move કરો, link તૂટી જાય છે, એક સાચો gotcha જેને જવાબોમાં જણાવવો સારો.
Theory
CSV databases સુધી તમારો પુલ છે
એ સાદો comma-separated format બરાબર એ રીતે છે જેમ data spreadsheets અને databases વચ્ચે ચાલે છે: તમે Unit 3/4 માં records ને SQL માં load કરવા એક CSV export કરશો, અને Python ના data tools (BCA204) સતત CSVs વાંચે છે. CSV ની સાદગી એ જ એની મહાશક્તિ છે, ધરતીનો દરેક program એને વાંચી શકે છે. આગળ: sheet ને ઠીકથી print કરવી, print area, preview, અને quick print.
Summary
Key takeaways
- Save overwrite કરે છે; Save As એક નવી copy બનાવે છે (નવો name, જગ્યા કે format).
- CSV સાદો comma-separated text છે: ફક્ત active sheet ની values રાખે છે, formulas, formatting અને બાકીની sheets પાડે છે.
- programs વચ્ચે કાચો data લઈ જવા CSV વાપરો; સાચું કામ .xlsx માં રાખો.
- Protect Sheet એક sheet ના અંદરના CELLS lock કરે છે; Protect Workbook STRUCTURE (tabs) lock કરે છે.
- Linked spreadsheets files ના આરપાર live values ખેંચે છે (=[Feb.xlsx]Sheet1!B2); source rename કરવું link તોડે છે.
- યાદ રાખવાની યુક્તિ: CSV એ તમારા workbook ની એક કાળા-સફેદ એક-page photocopy છે.